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Loss prevention exam 1

by: Sarah Albert

Loss prevention exam 1 retl 330

Marketplace > University of South Carolina > Retail > retl 330 > Loss prevention exam 1
Sarah Albert

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study guide
Loss prevention
karen edwards
Study Guide
50 ?




Popular in Loss prevention

Popular in Retail

This 8 page Study Guide was uploaded by Sarah Albert on Friday January 29, 2016. The Study Guide belongs to retl 330 at University of South Carolina taught by karen edwards in Spring 2016. Since its upload, it has received 66 views. For similar materials see Loss prevention in Retail at University of South Carolina.


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Date Created: 01/29/16
Loss prevention­ concept of establishing policies, procedures, and business practice to prevent  the loss of inventory or money in a retail environment  developing a program around this concept will help you to reduce the opportunities that these  losses can occur and work to prevent the loss rather than react to them after they occur    why does a retailer need to understand lp  when a retailer experiences a loss, they are losing direct profitability  lost inventory requires replenishment at a cost to the retailer and lost money cannot be replaced  cost of these losses go direct to the bottom line of a retail balance sheet causing lost profits    why do you need a loss prevention function  a loss prevention function helps make business better  protection of inventory and the prevention of losing it  size depends on your business, the number of locations, what you are selling and the potential  threat risks and concerns facing your business  program elements and resources to establish implement and monitor loss will make your  business more profitable and less susceptible to certain losses    How do losses occur?  Internal (employee) theft­ largest contributor for most retailers  simple merchandise theft, collusion with other employees, point of sale theft  conversion fraud­ refund, void or discount theft   point of sale theft can cause a double dip effect where you lose inventory and money   External theft  shoplifting, break ins, robberies or other acts by outside sources  commitment to educating your employees or good customer service, awareness of the signs of  a potential loss and how to best protect the store against external loss  this requires the establishment of procedures and training in areas like shoplifting prevention,  robbery awareness, safety and how to handle various situations dealing with people  Errors  most errors are employee caused  from checking to shipping, to ringing the register to transferring merchandise   inaccurate counting of merchandise to the inaccurate discounting or accounting of a sale or  tender    How do I know if I have a loss prevention problem  cost of goods are increasing but your sales are staying the same or decreasing  empty containers, hangers, or missing items  victim of a robbery  losing inventory not due to shoplifting  one employee witnesses shoplifting events but nobody else is witness  sales are down considerably when a certain employee works  cash drawer never balances  certain employee has a high number of refunds voids or no sales   friends hanging around asking for a certain employee    Risk management and lp­ partners for profit  they both manage risk, try to minimize losses to the company, and they both need to asses the  cost of the loss control solution vs the benefit it brings    risk management mission­ identify and measure exposure to loss  risk management is more financially based and concentrates on defining exposure   focused on losses  small or no field staff  significant dealings with third party representatives such as insurance brokers and carriers  risk handling tactics involve avoidance, prevention, reduction, segregation, and risk transfer  responsible for managing claims and litigation reserves   risk manager is more involved in the big picture and disaster planning    loss prevention mission  identify and evaluate the potential exposure to loss incidents  loss prevention manager is more asset based  protecting cash property and people  small office staff with larger store oriented field organization  focused primarily on prevention  risk handling tactics can be defined as prevention, detection, investigation resolution and  recovery  more involved in store operations and the day in day out details    Risk management process  Risk identification­ process of examining and determining the potential sources of loss faced by  an organization  check lists and surveys, policy analysis  Risk analysis­ first is a qualitative element, looking at what risks the organization is exposed to.  Risk assessment, financial assessment, and loss data assessment are all examples of  qualitative analysis  second is quantitative analysis, process of determining how much risks there is  involves quantifying exposure, projecting losses, cost/ benefit analysis, and deduction analysis  Risk control­ any conscious action or inaction to reduce the probability, frequency severity, or  unpredictability of loss  broken down to pre loss and post loss activities  pre loss control activities include avoidance, prevention, reduction, segregation, physical  transfer, or a combination of these activities  post loss control includes claim management, litigation management, and disaster recovery  Risk financing­ the acquisition of funds, at most the optimal cost, to pay for losses that strike the  organization  this is the insurance portion of risk management  risk administration­ the implementation and monitoring of risk management policies and  procedures  planning, policy development, implementation, and monitoring    Ways risk management and lp can partner  Threat assessment  security surveys  physical security  regulatory compliance   safety programs  emergency preparedness          Shrinkage­ reduction in inventory due to shoplifting, employee theft, and clerical error  also known as inventory shrinkage, loss, shortage  shrinkage dollars= retail value of inventory bought­ sales for the period covered  shrinkage percent= shrinkage dollars/ sales for the period covered    risk management is a comprehensive approach to identify and measure exposure to loss  avoid, reduce, and or transfer risk  potential risks: technical, cost, client, weather, financial, political, environmental, people    Phase 1: Risk assessment  security survey­ cooperative on­site examination of a business to determine   a. risks  b. probability of each risk  c. vulnerability to those risks  d. security measures and policies already in effect  e. effectiveness of countermeasures  Phase 2: Risk Response  a. appropriate level of response based on the risk          Why do employees steal  he or she is not paid enough  overworked  job is beneath their level of skill  attitude of “i deserve this” for whatever they plan to steal  conducting regular check ins with your employees, asking them about job satisfaction can help   seasonality of retail work is another cause of employee theft  temporary nature and relatively lower compensation    screening can prevent theft  check their references  did they change jobs often  run a credit check   drug screening    use physical space to reduce risk  if your space has security cameras, are they picking up all areas or are there blind spots  store layout invite theft by providing hiding spots for product and easy discreet access to exists  implementing an employee control point can also reduce theft opportunities by having  employees enter and exit with a system for logging their time on the site    Theft of time and supplies  especially among younger employees  cell phone use  theft of office supplies for personal use    theft of corporate intelligence  stealing corporate secrets and intelligence  unauthorized taking of clients, marketing information, and proprietary information    perceived inequitable treatment  employees will take matters into their own hands by means of theft, dishonesty, and  counterproductivity     Employee theft is an expensive problem  ten times as costly as street crimes    Employee Deviance  property deviance­ includes employee behavior that involve the unauthorized taking, control, or  transfer of money or property of the formal work organization by an employee, either for an  employee's own use or for the sale to another during the course of occupational activity  behaviors such as misuse of employee discounts, taking merchandise, supplies, or information  for personal use  filching money or production material and falsifying time records  do not include theft of coworker property  production deviance  referred to as work withdraw behavior  form or reduced productivity, increased absences and tardies, low job involvement, and low  organizational commitment   includes behavior such as leaving work early and taking unauthorized breaks  maximize or to maintain organizational and social roles  production deviance behavior that result in the reduction of time working are considered to be  time theft    satisfaction and theft  satisfied individuals tend to exhibit prosocial behaviors, whereas unsatisfied individuals tend to  commit acts of property and production deviance  dissatisfaction is the catalyst for behaviors such as time theft    Climate for theft  includes the opportunity to steal and the perceived and communicated norms of the  organization, management, and work group   included in these norms is the attitude towards theft, perceived extent of co worker and  management theft, perceived certainty of sanctions for theft, and perceived severity of sanctions  for theft  perception of certainty and severity of organizational sanctions were related to employee theft  the perceived certainty of sanctions had a stronger relation with theft than did the perceived the  perceived severity of sanctions   the least theft occurred in situations in which sanctions were perceived as severe and certain  norms, unwritten rules that guide behavior and contribute to an organization's climate, often  condone or encourage employee theft    The dark side of good customer service  one of the most commonly held principles of shrinkage reduction, especially for shoplifting  deterrence, is achieved by giving good customer service  assumption that if thieves enter the store, they will be deterred from stealing if sales associates  quickly make contact with them by offering service  the, “good customer service” sends an indirect message that ‘we know youre here”  sweethearting is an illicit behavior that costs firms billions of dollars annually in lost revenues  occurs when front line workers get unauthorized free or discounted goods and services to  customer conspirators     tips for detecting and preventing employee theft  typical organization loses five percent of its annual revenue to fraud  anonymous tips were the most common means of detection  smart hiring  checking references and performing criminal and other background checks  confirm name and address of participant  confirm educational qualifications  check membership in professional bodies  check financial status   confirm directorships held and any disqualifications  perform a media and internet search  2. training and education  provide your employees with anti fraud and theft policies and training   make sure the consequences for violating such policies are clearly laid out and understood by  all employees  3. establish a reporting system  most effective way to detect fraud  4. positive work environment  mutual respect between employer and employee  open door policy for managers  positive work environment encourages employees to follow established procedures and policies  and act in the best interests of the company  5. internal security policies  establish and assess the the fraud and theft prevention tools that have been put into place   separation of duties­ no employee should be responsible for both recording and processing a  transaction  access controls­ access to physical and financial assets and information, as well as accounting  systems, should be restricted to authorized employees  authorized controls­ develop and implement policies to determine how financial transactions are  initiated recorded and reviewed  6. audits  conduct scheduled and random financial and accounting audits   employees will be more likely to be honest  7. pay attention to change  change in employees behavior  openness with employees so they feel comfortable talking to you about problems such as  financial difficulties that could tempt them to steal  8. consistent investigation of all tips  investigate every incident reported about fraud or theft  action must be taken immediately  9. lead by example  everyone in organization needs to be on board  need to believe management is serious about fraud and theft  everyone should be held to the same standard  10. continuous improvements               General loss interviewing part 1  internal resistance­ once loss prevention has made the decision that general loss interviewing  may be an effective way to reconcile shrinkage in a high loss location, the next step is selling  the decision to human resources, legal, and operations  general loss interviewing will face resistance because of perceived difficulties   another potential problem is the perception of how the interviews will be conducted in the store  reluctant to put their people through accusations and interrogations without evidence of wrong  doings  personal and legal problems if they are not handled correctly  selling to management  walk them through a non confrontational approach to the interview    part two  determining order of the interviews  random­ most basic and least effective  does not allow an interviewer to build on information developed moving to the next logical  interview  tenured­ the longest tenured employees are likely to be the most loyal and honest employees   use them to pinpoint when problems first arose in the company  questionnaire­ evaluating narrative responses to the questions  data sheet­ categorizes information about each employee and produces a hierarchy of the  associates based on the likelihood that they would be involved in counter productive behavior  excellent tool for identifying those who have attitudes similar to those who would steal    employee attitude inventory­ strong correlation between the attitude of individuals torward  workplace integrity and their propensity to steal  employees are grouped into three risk levels­ low,average, and high risk    managing threats and acts of violence  forming a threat assessment team before acts of workplace violence occur has a return on  investment; as threats and acts of violence are eliminated, risks are mitigated, and employee  morale and trust in management helps reduce turnover and increase productivity   rule 1­ rotate employees without professional training off the threat assessment team  mentor each member for a year or two through several events so that the rules of the road,  policies, procedures, and best practices are integrated in a cohesive manner  every employee must receive workplace violence prevention training  rule 2­ use a multidisciplinary approach in forming the team  rule 3­ the first expert is the workplace violence threat assessment and intervention consultant   the organization must select an expert who knows how to perform threat assessments and  evaluate the propensity for violence   rule 4­ the second expert is the operational psychologist  rule 5­ the threat assessment team must be empowered to act  rule 6­ preserve all evidence records and reports  rule 7­ voluntary separation over involuntary termination is essential in long term risk mitigation  strategy  8­ pre employment and periodic employee background checks are industry standards  9­ future focused prevention is essential  10­ avoid the failure to warn and no trespass agreement landmines      workplace violence prevention  active shooter­ an individual actively engaged in killing or attempting to kill people in a confined  and populated area, in most cases active shooters use firearms and there is no pattern or  method to their selection of victims   practices for coping withan active shooter  be aware of environment and possible dangers  note of two nearest exits in any facility you visit  if you are in an office stay there and close the door  at last resort attempt to take shooter down  call 911 if at all possible             


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