Communications Study Guide 

What makes an effective speaker?

Bold words= important terms

Chapter 1: Connecting Processes and Principles ∙ communication: transactions that allow people to reflect and build personal  knowledge of one another and create shared meaning

o simultaneous sharing and creation of meaning 

∙ Greece  origin of communication

∙ Communication is key at the right place and right time

∙ Communication Competence  having the right skills, understanding, and  making the right connections to be an effective speaker

o But what makes an effective speaker?

 Good body lang., straight forward, ability to read audience and  adjust, confidence, volume 

Define the types of communication.

∙ Why study communication?

o Career development  employers want you to be able to properly  communicate yours skills

 the world is diverse  make sure you can communicate to all the  fields If you want to learn more check out biol 112

 First you’ve got to get the job  then you need to keep the job

o Ethical behavior

o Cultural Diversity

∙ Principles of communication

o STAR QUESTION/CONCEPT: communication is both  intentional or unintentional

∙ Types of communication 

o Intrapersonal: process of understanding info about yourself 

o Interpersonal: informal exchange between 2 or more people 

What are the types of aids?

o Public communication: large number of people involved in 

communication

 Differences: more formal vocab., planned, no interruptions from  audience, more vocal variety

 Similarities: responding to an audience, nonverbal 

communication., still organized

o Mass communication: large # of ppl via variety media disciplines  Professional communicator  source of info

o Communication via social media

∙ STAR QUESTION/CONCEPT: three reasons why people  communicate:

1. To inform

2. To persuade

3. To entertain

∙ STAR QUESTION/CONCEPT: 7 distinguishing factors  from social media to face­to­face communication o Interactivity: ability of communication tool to facilitate social interaction o Temporal structure: a device’s temporal structure  time it takes for  device to send and receive If you want to learn more check out uga geography building

 Synchronous: instant

 Asynchronous: stop­send­ stop­receive

∙ Allows time  ideas can be thought out

o Social cues: lack of social cues in social media (emojis are the solution) o Replicability: easy to replicate (hard w/ face­to­face)

o Storage: face­to­face happens  it’s over 

 Social media can stay for a long time

o Reach: the idea of “going viral”

o Mobility: both very similar

∙ Misconceptions

o Communication is a cure­all

o Quantity does not equal quality

o Meaning is in the words used

      More meaning in how it is delivered 

o We have a natural ability to communicate

o Communication is reversible

 No take backs

Chapter 10: Managing Anxiety and Delivering your speech ∙ speech anxiety: combo of biochemical changes in body in a communication  situation

o fear of speaking in front of audience

∙ communication comprehension: most severe form  an anxiety syndrome  associated with real or anticipated communication w/ another person or persons ∙ there is not a solution or a cure­all  only a way to learn to manage o key to managing is the desire to do soIf you want to learn more check out final exam concordia

∙ Symptons: 

o Voice  quivering, too soft

o Facial expressions

o Body movement

∙ Anxiety is normal

∙ Can become a positive thing

o Extra energy, you make prepare earlier

∙ Treating/managing speech anxiety 

o STAR QUESTION/CONCEPT: visualization

o Systematic desensitization: a systematic technique designed to reduce the tenseness associated w/ anxiety

∙ Control your nerves:

o You are not alone

o Know the audience and surroundings

o Practice Don't forget about the age old question of ∙ Why Is Low Pressure Bad?

o Think positively

o Don’t give up

o Choose topics you are passionate about

o Be prepared

∙ Mrs. Glasers’ Tips:

o Walk confidently  don’t talk

o Seriously, zip it

o Finish strong

 Initial and ending credibility

∙ STAR QUESTION/CONCEPT: methods of delivery o Impromptu delivery: off the top of your head

 Advantages: energy, sounds conversational, better eye contact  flexible

 Disadvantages: no practice (could sound unprofessional)

o Manuscript delivery: reading it like a book

 Adv.: don’t forget anything  less nervous, more structure

 Dis.: no eye contact (or head bobbing), robotic/monotone

o Memorized delivery: memorize speech

 Most time to prepare, not flexible, disjointed, talking at audience o STAR QUESTION/CONCEPT: extemporaneous delivery  One we will use in lab If you want to learn more check out What is the first step in the williamson ether synthesis?

 Flexible and you can read the audience

 Not memorized  use an outline and key words to help you move  along

 Can create more anxiety

 Conversational

∙ Conversational Tone

o Present so that it sounds spontaneous, no matter how many times it is  rehearsed

o Be animated

o Talk with audience vs. at audience

o Choose words your listener will understand

∙ Vocal quality: overall impression

∙ Intelligibility: emphasis, articulation

∙ STAR QUESTION/CONCEPT  vocal variety: variations in rate, force  (volume/loudness), and pitch

∙ You need to practice  gives credibility We also discuss several other topics like hdfs purdue

∙ If there is any confusion b/t verbal delivery and physical delivery  audience will  often (most likely) follow non­verbal cues

∙ Be purposeful with your gestures

∙ Keep your attention to audience (don’t turn sideways to powerpoint) ∙ Engage audience

∙ STAR QUESTION/CONCEPT  Benefits of presentational aids o Speech easy to understand/memorable

o Creates audience attention and interest

o Helps with delivery

o Provides support  enhances speaker credibility (IF DONE WELL) ∙ Aids

o Aids should serve a need

o Should be planned and adapted to audience

o Should not dominate

o Should look professional

o Do not talk to aid

∙ Types of aids

o Presentation software

 No more than 5 bullets, 5 words across

o Videos/digitized video clips

 No more than 30 seconds (short and sweet)

o Real objects

 Smaller than a piece of paper

o Models

o Photos, graphs, diagrams

 STAR QUESTION/CONCEPT: graphs  best way to represent  data graphically

o If it doesn’t look good on your computer  it’s not going to look good  on the presentation

∙ Practice your delivery

Chapter 7: Selecting a Topic and Connecting to the Audience ∙ Getting ideas:

o It’s important that it is important to you because if you’re passionate about it your audience will be pick up on that

o Important: don’t eliminate an idea b/c you think audience wont be  interested

∙ 5 techniques to choose topic: 

o Self­inventory

 What places, people, events, and ideas do you find interesting?

o Brainstorm

 My interests – audience interests – possible topics

o Review Current media

o Engage listeners w/ social media

o Surf the web

 Don’t force a topic  if youre not interested the audience can tell  they become uninterested and you can lose credibility

∙ Does topic merit the audience?

∙ Does topic meet objective?

∙ STAR QUESTION/CONCEPT: are you sufficiently motivated? ∙ Do you remember the 3 general purposes of communication? (Refer to  chapter 1 study guide)

∙ Specific Purpose Statement: a single phrase that precisely defines what you  intend to accomplish in your speech

o STAR QUESTION/CONCEPT: What makes a certain statement a  specific purpose statement?

 The audience

o     Specific purpose   to inform my audience of/about … 

∙ Thesis: a sentence that states specifically what is going to be delivered in speech o ONE SENTENCE

∙ STAR QUESTION/CONCEPT: Guidelines to determine a good SP o Concise, not in question form

∙ Audience analysis: collection of data and interpretation about characteristics.  Attributes, values, and beliefs of an audience

∙ Captive vs. voluntary audience

o Voluntary: they choose to be there

o Captive: “have” to be there  means you have to work hard to convince  them/hold their attention

∙ Demographic analysis: age, gender, cultural background, education ∙ Psychological analysis: attitudes (negative, against, neutral)

o Neutral is hardest b/c you have to convince them they are interested and  that you’re topic is worth their time

∙ Ways to learn about an audience:

o Observation: worst case scenario

o Questionnaires: not practical

o Survey/interview the person who asks you to do a speech  bombard  this person with questions about audience

Chapter 8: Research 

∙  Start early

∙  Think about your topic

∙  Preliminary works cited

∙  Understand requirements

o Keep complete info on the sources

∙  Understand that enough is enough

∙  STAR QUESTION/CONCEPT: Gathering info

o The internet as an information service

 Is there an author? (credible)

 Understand that there will always be bias

 Is it current

o Wikipedia is a starting point

∙  CREDIBLE SOURCES

∙  Interview: record it

∙  Expert testimony  lots of knowledge, experience, has a degree ∙  Lay testimony  “normal” person, average Joe

∙  Using Research to support ideas:

o Testimony

 Expert vs. lay testimonies

∙  The doctor is the expert  even if you experienced it all, 

you still aren’t an expert

o Examples: simple, representative incident or model that clarifies a point  Imagine if…

o Definitions: denotation, clarification

o Statistics: numerical data

∙  Plagiarism: the unethical act of representing info as your own o When in doubt  CITE

Chapter 9: Organizing and Outlining your Speech ∙ Main points: the principle subdivisions of a speech

o Broad, overarching statements

∙ STAR QUESTION/CONCEPT: PRESENTING YOUR MAIN POINTS ∙ An effective speech 

o Be specific

o Use vivid lang.

o Create parallel structure

∙ STAR QUESTION/CONCEPT FOR ALL EXAMS: speech organizational  patterns

o Time­sequence pattern: before, present, after

o Spatial pattern: physical space/distance

o Topical pattern: the subtopics are related to the main topic (the subtopics  are the babies of the main topic)

∙ Introduction

o Gain attention

o Thesis

o Establish credibility

o Relate to audience

o Preview

 Its okay to be repetitive b/c audience can’t “re­read”

 Use same words

∙ Key ways to get audience attention:

o Startle them

o Rhetorical question

o Visual aid

o Make sure your AG actually ties in with your topic

o  D­E­L­I­V­E­R­Y IS KEY 

∙ Credibility: the audiences perception of whether a speaker is qualified o You do not own your credibility

∙ Goodwill: the audience’s perception of whether the speaker has the best interests  of the audience in mind

∙ Focus statement: a statement in the intro that identifies the main points to be  discussed

∙ Organizing conclusion

o show that you are finishing

o make thesis clear

o review main point

o end with a BANG

∙ STAR QUESTION/CONCEPT

o Outlining: arranging materials in a logical sequence

 Blueprint/skeleton

o Principle:

 Subordination: clearly identifies the hierarchy of ideas

∙ Most important ideas are the main points  next are the 

sub­points

 Coordination: suggests that ideas with the same level of 

importance use the same kind of numbers and letters to visually 

indicate the relationships b/t ideas

 Parallelism: using similar grammatical forms and language 

patterns for all main ideas, sub­points, etc.

∙ Preliminary outline: a list of all the points that may be used in a speech ∙ Full sentence: expands the ideas you have decided to include in speech

o Identifies main points and sub points

o Written in full sentences

∙ Presentational outline: concise, condensed with notations o Notecards

o Full sentences and key phrases