New User Special Price Expires in

Let's log you in.

Sign in with Facebook


Don't have a StudySoup account? Create one here!


Create a StudySoup account

Be part of our community, it's free to join!

Sign up with Facebook


Create your account
By creating an account you agree to StudySoup's terms and conditions and privacy policy

Already have a StudySoup account? Login here

Exam 1

Star Star Star Star Star
1 review
by: Marc Giangregorio

Exam 1 Acct 304

Marc Giangregorio
Xavier University

Preview These Notes for FREE

Get a free preview of these Notes, just enter your email below.

Unlock Preview
Unlock Preview

Preview these materials now for free

Why put in your email? Get access to more of this material and other relevant free materials for your school

View Preview

About this Document

AIS Overview, Transaction Processes, Documentation Techniques, and Relational Databases
Accounting Info Systems
Dr. Cockrell
Study Guide
50 ?




Star Star Star Star Star
1 review
Star Star Star Star Star
"Almost no time left on the clock and my grade on the line. Where else would I go? Marc has the best notes period!"
Gregory Smitham

Popular in Accounting Info Systems

Popular in Accounting

This 10 page Study Guide was uploaded by Marc Giangregorio on Sunday February 7, 2016. The Study Guide belongs to Acct 304 at Xavier University taught by Dr. Cockrell in Spring 2016. Since its upload, it has received 70 views. For similar materials see Accounting Info Systems in Accounting at Xavier University.

Similar to Acct 304 at Xavier University


Reviews for Exam 1

Star Star Star Star Star

Almost no time left on the clock and my grade on the line. Where else would I go? Marc has the best notes period!

-Gregory Smitham


Report this Material


What is Karma?


Karma is the currency of StudySoup.

You can buy or earn more Karma at anytime and redeem it for class notes, study guides, flashcards, and more!

Date Created: 02/07/16
Exam 1 Bold Words: Chapter 1­ Systems (and subsystems) need goal congruence to achieve an organization’s overall goal. Data­ collected facts Information­ organized data with meaning to help a business make effective decisions Information Technology (IT)­ effectively collects, stores, and analyzes data to provide useful  info and prevent information overload Value of Info = Benefits – Costs… Benefits include improved decisions and planning, Costs are  the time and resources spent producing info Business Process­ set of structured tasks performed by person, computer, or machine that help  accomplish a specific organizational goal…interactions and info from external and internal  parties Transaction Processing­ capturing transaction data and producing info output (ex. Managerial  report or a financial statement) These usually consist of give­get exchanges (small/numerous) Revenue Cycle­ selling goods/services for cash/credit Expenditure Cycle­ purchasing inventory for resale or raw materials for production Production/Conversion Cycle­ Using labor, raw materials, and equipment to produce finished  goods Human Resource/Payroll Cycle­ Hiring, training, compensating, evaluating, promoting, and  terminating employees Financing Cycle­ Raising money by selling shares in a company to investors and borrowing  money (while paying dividends and interest) General Ledger and Reporting System­ info processing operation prepares reports for  management and external parties  Accounting Information System (AIS)­ system that collects, records, stores, and processes data  to produce info for decision makers. Can be recorded by paper and pencil (manually) or it can  get as complex as an automated system (utilizing IT) Predictive Analysis­ The use of data warehouses and complex algorithms to forecast future evets, based on historical trends and calculated probabilities The Value Chain­ primary and supportive activities of a business. Value is added as a product  moves through the chain Primary Activities­ Inbound Logistics­ receiving and storing materials for productions,  Operations­ Production (turns inputs into final products), Outbound logistics­  distribution/shipping, Marketing and Sales­ help customers buy products, Service­ post­sale  support to customers (repairs)  Support Activities­ enable primary activities to be efficient and effective, Firm Infrastructure­  Accounting, Finance, Legal, General administration, AIS, Human Resources­ Recruiting, hiring,  and training employees, Technology­ improve product/service (research and development),  Purchasing­ raw materials, equipment, and supplies used in primary activities Chapter 2­ Data Processing Cycle­ Data Input, Storage, Processing, and Info Output.. used to turn data into  useful information Source documents­ documents used to capture transaction data at the source when the transaction takes place (ex. Sales order)  Turnaround Documents­ records of company data sent to an external part then returned to system as input (ex. Utility bill)  Source data automation­ the collection of transaction data in machine readable form at the time  and place of origin (ex. ATMs) General ledger­ contains summary level data for every asset, liability, equity, revenue, and  expense account Subsidiary ledger­ used to record detailed data for general ledger accounts with many individual  subaccounts such as accounts receivable, inventory, and accounts payable Control Account­ a general ledger account that summarizes the total amounts recorded in a  subsidiary ledger Coding­ systematic assignment of numbers and letters to organize items Sequence­ items numbered consecutively so gaps/missing items are obvious (ex. Invoices and  purchase orders)  Block­ blocks of numbers represent specific categories of data (ex. Chart of Accounts)  Group­ Two or more sub­groups of digits used to code an item (often used with block codes) Mnemonic­ numbers and letters used to describe an item that are memorized by employees for  ease of access Chart of Accounts­ list of all numbers assigned to balance sheet and income statement accounts.  Account number allow data to be coded, classified, and entered into proper accounts which  facilitates financial statements and report preparation. Accounts are assigned numbers to match  the order of their appearance in the financial statements (decreasing liquidity)  General Journal­ used to record infrequent/non­routine transactions (such as loan payments)  Specialized Journal­ records large number of repetitive transactions (such as credit sales, cash  receipts, and purchases) Audit Trail­ path that allows transactions to be traced through a data processing system from  origin to output. Used to check accuracy of ledger postings and changes over time Entity­ an item about which info is stored (ex. employees and inventory) Each entity has  attributes or characteristics of interest Field­ portion of data record where values for attributes are stored Record­ set of fields whose data describe an entity  Attributes are the column headers, Fields are like Excel cells, Records are rows in excel Data value­ actual value stored in a field File­ group of related records Master File­ permanent file of records that stores cumulative data about an organization Transaction file­ file that contains individual business transactions that occur in a fiscal period Database­ set of interrelated centrally coordinated files Batch Processed­ accumulated transaction records into groups/batches for processing at a regular interval Real Time Processing­ Computer system processes data immediately  Document­ a record of a transaction or other company data (ex. Checks, sales invoice) Report­ used by employees to control operational activated and by managers to make decisions  (ex. Monthly sales report) Query­ a request for the database to provide the info needed to deal with a problem  Enterprise Resource Planning (ERP) System­ integrates all aspects of an organization’s activities (such as accounting, finance, marketing, manufacturing, and inventory management). A well  designed ERP provides management with easy access to up­to­date info about multiple  organizational activities in a centralized location to evaluate the organization’s business process  as a whole more effectively Chapter 3­ Documentation­ narratives, flowcharts, diagrams, and other written material that explain how a  system works Narrative description­ written, step­by­step explanation of system components and how they  interact Data Flow Diagrams (DFD)­ Graphical description of the flow of data within an organization,  includes data sources, destinations, data flows, transformation, processes, and data stores.  Symbols are used to represent the different elements (pg. 50) Data Source­ entity that produces data that is entered into the system (represented by square box) Data Destination­ Entity that receives data produced by system (also represented by square box) Data Flow­ Movement of data among processes, stores, sources, and destinations (rep by arrow) Process­ action that transforms data into info (represented by circle/bubbles) Data Store­ place where system data is stored (represented by two horizontal lines) Context Diagram­ Highest level DFD (summary view of the system) shows the data processing  system, its inputs, and outputs, their sources, and destinations Flowcharts­ Uses standard set of symbols (pg. 56) to describe pictorially some aspect of an  information system in a clear, concise, and logical manner. They analyze how to improve  business processes and document flows Document Flowchart­ shows flow of documents and data for a process (for evaluating internal  controls) System Flowchart­ shows relationship among system, input, processing, storage, and output (the  data processing cycle) Program Flowchart­ shoes sequence of logical operations performed by a computer in a program Internal Control Flowchart­ used to describe, analyze, and evaluate internal controls, including  identifying system strengths, weaknesses, and inefficiencies  Business Process Diagram­ visual way to represent the various activities in a business process  (for example there are many steps in the revenue cycle) It is used so that all business users can  easily understand the process from a standard notation (Business Process Modeling Notation  BPMN) Specific symbols and names for the symbols are on page 63. The Business Process  Diagram distinguishes the department or location of the activity unlike the data flow diagrams  and system flowcharts. The rows (such as Payroll, Accounts Payable, and Human Resources) are called swim lanes Chapter 4­  Database­ interrelated, centrally coordinated information for a related group of files Database Management System (DBMS)­ program that manages and controls the data and the  interfaces between the data and the application programs that use the data stored in the database Database system­ The DBMS and the application programs that access the database through the  DBMS Database Administrator­ the person responsible for coordinating, controlling, and managing the  database Data Warehouse­ Very large databases containing detailed and summarized data for a number of  years that are used primarily for analysis rather than transactional processing Business Intelligence­ Analyzing large amounts of data for strategic decision making Online Analytical Processing (OLAP)­ Using queries to investigate relationships among data Data Mining­ Using sophisticated analysis to discover hypothesized relationships in data Record Layout­ document that shows the items stored in a file, including the order and length of  data fields and the type of data stored Logical View­ the view users have  Physical View­ the internal view of the data which is physicals stored in system Schema­ a description of the data elements in a database, the relationship among them, and the  logical model used to organize/describe the data  Subschema­ A subset of the schema, the way the user defines the data and relationships Conceptual­level Schema­ The organization­wide view of the entire database that lists all data  elements and the relationships External­level Schema­ An individual user’s view of portions of a database  Internal­level Schema­ A low­level view of the entire database describing how the data is stored  and accessed Data Dictionary­ Information about the structure of the database, including the description of  each data segment. It is the blueprint of the structure of the database and includes data elements,  field types, programs that use the data element, and outputs Data Definition Language (DDL)­ DBMS language that builds the data dictionary, creates the  database, describes the logical view, and specifies record or field security constraints Data Manipulation (DML)­ DBMS language that changes database content, including data  element creations, updates, insertions, and deletions Data Query Language (DQL)­ Enables users to retrieve sort, and display specific data from the  database Report Writer­ DBMS language that simplifies report creation Relational Databases­ represents the conceptual and external schema in a data view (table),  shown in one big table when in actuality it is a set of tables related to each other Data Model­ an abstract representation of database contents Tuple­Row in a table that contains data about specific items in a database table Update Anomaly­ Improper database organization where a non­primary key item is stored  multiple times, updating the item in one location and not the others causes inconsistency  Insert Anomaly­ Improper database organization that results in the inability to add records to a  database Delete Anomaly­ Improper database organization the results in the loss of all information about  an entity when a row is deleted Entity Integrity Rule­ a non­null primary key ensures that every row in a table represents  something and that it can be identified Referential Integrity Rule­ Foreign keys which link rows in one table to rows in another must  have values that correspond to the value of the primary key in the other table Normalization­ following relational database creation rules to design a relational database that is  free from delete, insert and update anomalies Semantic Data Modeling­ Using knowledge of business processes and information needs to  create a diagram that shows what to include in a fully normalized database Query­ Users may want specific information found in relational database and not have to sort  through all the files to get that information. So they query (ask a question) the data. An example  of a query might be: What are the invoices of customer D. Ainge and who was the salesperson  for those invoices? Primary Keys­ unique identifier (usually a number) assigned by the company to describe a class.  The Primary Key can’t change and it’s unique to each class.  Foreign Keys­ primary keys in another table. If you’re looking at a class and want to link two  tables together, you will refer to the primary key in another table as the foreign key in the table  you’re working on.  Attributes­ Data elements that describe characteristics in a class (including primary and Foreign  keys)  Difference Between Data and Information: Data are facts stored in a system (like a number, date, or name). When you add context to facts  (such as numbers in a sales invoice) it makes data meaningful and thus creates information.  ­ Info is value when the benefits of improved decision making exceed the costs of  gathering, maintaining, and storing the data.  ­ For Info to be useful it must be relevant, reliable, complete, timely, understandable,  verifiable, and accessible. (ACTUVRR)  ­ Organizational Decisions come from business processes (set of activities to accomplish a  specific organizational goal) (PG. 5) Examples: How much capital to acquire, info  needed about cash flow projections. What building/equipment to acquire, info needed  about prices and capacity needs. Which models/ how much Inventory, info needed about  the market/vendors.  ­ Businesses conduct business transactions between internal (Employees) and external  stakeholders (customers/vendors) (PG. 6) Examples: A business submits purchase orders  to vendors and receives goods. Customers submit purchase orders to a business and  receive goods/services. Investors invest funds and receive dividends. Employees submit  labor and receive wages. These are GIVE­GET transactions.  Transaction Cycles: (REPPF) ­ Revenue­ give goods///get cash ­ Expenditure­ give cash///get raw materials or goods ­ Production­ give labor and raw materials///get finished goods ­ Payroll­ give cash///get labor ­ Financing­ give cash///get cash Value of AIS: ­ Improves quality and reduces production costs­ can monitor machinery to make sure  they’re operation efficiently ­ Improves efficiency­ Timely information gives a business an edge in manufacturing ­ Sharing knowledge­ can improve operations and provide a competitive advantage ­ Improves effectiveness of supply chain­ reduces sales and marketing costs by giving  customers direct info about inventory ­ Improves internal controls­ can protect systems from fraud and errors ­ Improves effectives and efficiency of decisions­ reduces costs and uncertainty by  providing up to date information in a timely manner.  AIS with Corporate Strategy: ­ Once a goal is determined, decisions and actions need to take place to achieve it.  Effective and efficient decisions require an understanding of the organization’s overall  business strategy that comes from AIS. Predictive analysis is vital to achieve an  organization’s goal and this comes from data collected from the AIS. Information from  the AIS also lets businesses know how well they’re doing to achieve their goal.  Value Chain with AIS: ­ Value chain shows the primary and support activities within an organization that provide  value for the customer. Primary activities directly add value (production, sales, and  service). The Support activities enable the primary activities to be effective and efficient.  Having useful information about the primary activities allows the support activities to  make changes to business transactions to make sure the primary activities are operating  effectively and efficiently. Data Processing Cycle: ­  Data Input, Date Storage, Data Processing, and Information Output ­ Data Input­ Capture transaction data in a business activity (from source documents),  make sure data is accurate and complete, ensure company policies are followed (approval of transaction)  ­ Data Storage­ Organizes data in a chart of accounts (With Coding Schemas), transaction  journals (Sales), Subsidiary Ledgers (Accounts Receivable), and General Ledgers. This  allows businesses to trace the path of a transaction (audit trail).  ­ Data Processing (CRUD)­ Creating new records, Reading Existing Data, Updating  Previous data, Deleing Data ­ Information Output­ Documents are records of transactions (Sales Invoice), Reports are  like monthly sales reports. These can be viewed Online (Soft copy) or printed out (Hard  Copy). Data processing (batch and real­time) makes documents well suited to capture  information. Source Documents­ capture transaction data at the source/when the  transaction takes place (Sales/purchase orders and employee time cards). Turnaround  documents­ records of company data sent to an external party and returned to the system  as an input (utility bill and subscriptions/renewals). Information Stored in AIS: ­ Chart of Accounts­ information is coded (sequence, block, group, mnemonic)  ­ Databases­ Files group of related records (Master/transaction), Records (entities) rows in  excel, Attributes (column headers), Fields are the values for the attributes (excel cells)  Enterprise Resource Planning (ERP): ­ Integrates activities from the entire organization (Production, Payroll, Sales, Purchasing,  Financial Reporting)  ­ Advantages­ Integration allows for a better flow of information because it is stored in a  centralized database, data is captured once, improved access of control of data through  security settings, standardization of procedures and reports ­ Disadvantages­ Costly, Significant amount of time to implement, complex, user  resistance (learning new things is hard for employees) Good Coding Schema: ­ Code should be consistent with intended use, allow for growth, be simple (to minimize  cost), and consistent with company’s organizational structure and across company  divisions Flowcharts: ­ Look at Chp. 3 Homework ­ Symbols (PG. 56) Inputs and Outputs, Information Activities, Data Storage, Data Flows. ­ Things to remember­ double arrow used for databases because you retrieve the info and  then return it.  ­ Tips for Drawing­ Identify the processes first!!  ­ Be able to draw and interpret one! Data Flow Diagram (DFD):  ­ Shows processes (Circle), sources/destinations of data (Square), and data stores (Two  Lines) ­ PG. 50 Business Process Diagrams/Models (BPG/M): ­ Visual way to represent activities in a business process while categorizing them into  “swim lanes” or departments in which the activity takes place ­ Symbols on PG. 63 Unified Modeling Language (UML): ­ Classes­ separately identifiable collections of things which an organization wants to  collect/store info (Organization resources, people, events) ­ Associations­ shows business relationships between classes ­ Multiplicities­ describes min and max number of instances classes are associated ­ REA­ Resource, event, and agent Describing the Table: ­ Primary Keys­ unique identifier (usually a number) assigned by the company to describe  a class. The Primary Key can’t change and it’s unique to each class.  ­ Foreign Keys­ primary keys in another table. If you’re looking at a class and want to link  two tables together, you will refer to the primary key in another table as the foreign key  in the table you’re working on. ­ Attributes­ Data elements that describe characteristics in a class (including primary and  Foreign keys)  ­ Map Classes to Tables­ to decide which class to use as the primary key and which to use  as the foreign key: The rule of thumb is to go toward the * to post the foreign key. If  there is a “many­to­many” association (Event and Agent) a linking table is necessary.  The Association between the two classes is the title of the linking table and you don’t  include all of their attributes to the table, only include the attributes that were specific to  that table. Benefit of a Database: ­ Efficiently and centrally coordinates info about related files.  ­ Advantages­ Data is integrated and easier to share, redundancy is minimized. Once data  is changed it changes throughout the entire database to avoid anomalies (such as Update  Anomaly, Insert Anomaly, and Delete Anomaly).  ­ Relational databases show data in a table view (columns are fields where record attributes are stored and rows are the unique entities). It is really a set of tables and it is able to  show the data because of primary and foreign keys from other tables. ­ Users have a logical view (external view of the database), the internal view for designers  is the physical view and it shows how/where the data is actually physically stored in  system. Query: ­ Users query a database to find specific info found in relational databases without having  to sort through files to find info ­ Examples: What are the invoices of Customer A and who was the salesperson for the  invoices? How many televisions were sold in April? What were the total sales by  salesperson A? 


Buy Material

Are you sure you want to buy this material for

50 Karma

Buy Material

BOOM! Enjoy Your Free Notes!

We've added these Notes to your profile, click here to view them now.


You're already Subscribed!

Looks like you've already subscribed to StudySoup, you won't need to purchase another subscription to get this material. To access this material simply click 'View Full Document'

Why people love StudySoup

Jim McGreen Ohio University

"Knowing I can count on the Elite Notetaker in my class allows me to focus on what the professor is saying instead of just scribbling notes the whole time and falling behind."

Anthony Lee UC Santa Barbara

"I bought an awesome study guide, which helped me get an A in my Math 34B class this quarter!"

Bentley McCaw University of Florida

"I was shooting for a perfect 4.0 GPA this semester. Having StudySoup as a study aid was critical to helping me achieve my goal...and I nailed it!"

Parker Thompson 500 Startups

"It's a great way for students to improve their educational experience and it seemed like a product that everybody wants, so all the people participating are winning."

Become an Elite Notetaker and start selling your notes online!

Refund Policy


All subscriptions to StudySoup are paid in full at the time of subscribing. To change your credit card information or to cancel your subscription, go to "Edit Settings". All credit card information will be available there. If you should decide to cancel your subscription, it will continue to be valid until the next payment period, as all payments for the current period were made in advance. For special circumstances, please email


StudySoup has more than 1 million course-specific study resources to help students study smarter. If you’re having trouble finding what you’re looking for, our customer support team can help you find what you need! Feel free to contact them here:

Recurring Subscriptions: If you have canceled your recurring subscription on the day of renewal and have not downloaded any documents, you may request a refund by submitting an email to

Satisfaction Guarantee: If you’re not satisfied with your subscription, you can contact us for further help. Contact must be made within 3 business days of your subscription purchase and your refund request will be subject for review.

Please Note: Refunds can never be provided more than 30 days after the initial purchase date regardless of your activity on the site.