×
Log in to StudySoup
Get Full Access to UTA - BUS 3360 - Class Notes - Week 1
Join StudySoup for FREE
Get Full Access to UTA - BUS 3360 - Class Notes - Week 1

Already have an account? Login here
×
Reset your password

UTA / Business / Bus 3360 / the social age is an era in which people engage in networked communica

the social age is an era in which people engage in networked communica

the social age is an era in which people engage in networked communica

Description

School: University of Texas at Arlington
Department: Business
Course: Business Communications
Professor: Tatia jordan
Term: Fall 2016
Tags: Bcom3360
Cost: 25
Name: BCOM 3360 Exam 2 Study Guide
Description: This includes Quiz Questions and answers with what specifically needs to be study for the second exam
Uploaded: 10/24/2016
12 Pages 119 Views 0 Unlocks
Reviews



Which of the following is most likely to damage your credibility with the people who receive your emails?




” What could Igor have done to improve this post?




What would be the best profile picture to use?



Exam 2 Review Chapter 8 Quiz Questions: 1. One potential drawback of using social media in the workplace is that social media  causes distraction from work and too much socializing. a. Social media presents many challenges and risks. The primary challenges arDon't forget about the age old question of fau math day
We also discuss several other topics like What is the overall pattern of gender development?
We also discuss several other topics like What is the numerical of a term called?
If you want to learn more check out math 3363
We also discuss several other topics like states of nature in decision making
We also discuss several other topics like acct20100
e  cultural. Tbl. 8.2 2. A unique set of professional skills and attributes that others associate with you is called  your personal brand. a. Think carefully about developing a personal brand in a professional sense. 3. Which of the following would a company consider an ethical use of social media by its  employees? Letting friends on Twitter know about a publicly posted job opening. 4. Fumiko, who works in accounting, wants her online presence to signal that she is a  business professional. What would be the best profile picture to use? A photograph of her smiling face. 5. Igor put the statement “I’ve noticed that some coworkers seem discouraged about how  the company is doing. I thought it might help if we discuss the causes of an possible  remedies for this malaise. My personal opinion I that management doesn't care what we  think, which causes people to feel detached.” What could Igor have done to improve this  post? He should not have included a blaming statement. a. Blaming, like complaining, often places responsibilities onto others. It often  serves as an attack on others. 6. One advantage of using social media in the workplace is that social media ensures  quicker access to business expertise and knowledge. a. The emerging work culture associated with the Social Age presents many benefits to companies and business professionals in the context of team and networked  communication. Social media provides quicker access to business expertise and  knowledge. Tbl. 8.2 7. Which of the following would a company consider an unethical use of social media by its employees? Criticizing a supervisor by name after receiving a poor review. a. Much more than your online reputation is at stake with social media use. The  reputation and performance of your company is at stake as well. Criticizing a  supervisor by name on social media is an attempt to damage that person’s  reputation and the reputation of the company. 8. Which of the following are collections of pages that anyone with approved access can  edit, thus lending themselves to collaborative writing? Wikis. a. Wikis are collections of pages that anyone with approved access can edit, thus  lending themselves to collaborative writing. 9. Which of the following guidelines should professionals follow in their social media use?  Join teams built around common interests. a. Venture out from your formal work teams to establish work relationships with  other members of your company or professional network. Voluntarily joining teams built around common interests – often called communities of practice –  allows you to share and learn from other professionals in your area. 10. Which of the following has the strongest potential to be collaborative tool? Wikis. a. Users can add, remove, and change content. Wikis allow employees to collaborate and participate in decision making more easily, creatively, and effectively. The  collaborative potential of wikis is stronger than that of any of the social media  tools. Chapter 8 Notes: ∙ The social age is an era in which people engage in networked communication,  collaborate across boundaries, and solve problems communally. ∙ Industrial Age: command­and­control (little communication between teams);  respect for position; holding authority is power; efficiency, competitiveness,  and authority are key values (mid­1700’s – 1985) ∙ Information Age: mass two­way communication (extensive communication  between teams); respect for expertise and position; holding knowledge is power;  autonomy, innovation, and achievement are key values (1970­2025) ∙ Social Age: networked communication (extensive communication between  individuals with shared interests); respect for expertise and contributions to  network; sharing knowledge is power; transparency, honesty, and camaraderie  are key values (2005­???) ∙ Web 1.0 – most web pages were read only ∙ Web 2.0 – read­write web, where users interact extensively with web pages;  authorizing content, expressing opinions, and customizing and editing web  content ∙ Benefits of social media in the workplace help with team communication,  recruitments, idea sharing, training, interfacing with customers, decreased  marketing time for new products, innovative approaches to work issues, fewer  resources for business travel, building professional networks, access business  expertise, and enhance camaraderie with peers ∙ Risks of social media in the workplace involves lacking adoption, permanence,  confusion with which communication channel to use, distraction from work, lack  of information control, lack of rewarding networked and team communication,  lack of boundaries between professional and private lives, lower productivity due  to multi­tasking, excessive self­promotion, and mistakes broadcasted to larger  audiences ∙ Primary challenges are cultural; older employees are more accustomed to older  communication tools; Web 1.0 ∙ Risks can include the release of confidential information and the posting of  inappropriate comments leading to reputation loss or credibility loss ∙ Organize your dashboard to control your communication and information flow –  your front page when you login to a system and includes messages and  information that will help you work efficiently and avoid distractions∙ Complete a professional profile – provide complete information with professional  background, abilities, and interests ∙ Blogs – posts that are arranged chronologically, similar to a journal format; in the  workplace, they allow business professionals to share their ideas and experiences ∙ Microblogs – such as Twitter; shorter blogs containing just a few sentences; used  for broadcasting announcements and urgent information, as well as questions  needing immediate responses ∙ Team Blogs – organized around formal work teams ∙ Project Blogs – organized around particular projects that generally involve  temporary teams ∙ Team and Project Blogs are used for team updates, progress reports, problem solving discussions, project timeline and goals, and announcements ∙ Wikis ­ collection of pages that anyone with approved access can edit, thus  lending themselves to collaborative writing; allows employees to collaborate and  participate in decision making more easily; stronger than any other social media  tool ∙ Forums – used to discuss ideas between meetings for thoughtful and well documented comments o Avoid leading posts o Avoid ignoring competing points of views o Avoid strong, rigid language o Avoid complaining o Avoid blaming o Avoid off­topic points o Avoid excessively short or lengthy posts o Avoid sarcasm o Read peers’ comments completely and carefully o State the purpose of the forum clearly o Use flexible, open, and inviting language o Build on the ideas of others and pose questions o Show appreciation for your teammates and their ideas o Participate often o Meet in real time for touchy points o Summarize and, as appropriate, identify next steps o Talk with your team about ways to make forums help your decision  making and coordination ∙ Carefully think about developing a personal brand – unique set of professional  skills and attributes that others associate with you ∙ Consider the meta messages and overall and underlying messages that others  decode from your online communications ∙ Read over Tbl. 8.4 Chapter 9 Quiz Questions:1. Which of the following is most likely to damage your credibility with the people who  receive your emails? Leaving out some of the necessary information. a. To make sure your message receiver will comply, include all needed information. 2. Which statement about announcements is true? Event announcements should allow  readers to gather all relevant information in 10­15 seconds. a. Announcements are broadcasted to a large number of receivers. To prevent  employees and customers from ignoring announcements, the subject must be  specific, and must create interests.they should be designed to let readers gather all relevant information in 10­15 seconds. 3. Routine messages that include details about deadlines are most likely to be messages that  set expectations. a. Three components are central in setting expectations for those you manage:  describing responsibilities, providing deadlines, and discussing coordination. 4. Routine messages should be direct and front­loaded. a. The most important planning step is message structuring. Since routine messages  are so common and your readers are likely overloaded with many other messages  and tasks, your primary challenge is to make sure your readers pay attention. 5. During the drafting stage, the process of designing the message focuses on making the  message easy to read. a. As you draft your message, you should focus on making it easy to read. Use short  sentences and paragraphs. Design your message so readers can find information in just moments. Use bullets, numbering, special formatting, and external links to  relevant information to highlight key ideas. 6. Which type of routine messages should you ask a colleague to review before you send it?  When you are speaking on behalf of a team. a. Proofreading occurs in the review stage and should take a minute or two. Since  routine messages are straightforward and rarely sensitive, you generally do it need to ask for feedback. When speaking on behalf of your team, you might check with those team members to ensure they agree on the content. 7. Which of the following generally takes the least time to complete? Routine messages. a. Since you send and receive so many routine messages in any given business day,  one of your primary goals is efficiency. You need to produce credible messages  quickly. Completing routine messages requires less time than other types of  business messages. 8. Which of the following is an accurate statement about messages that provide directions?  Since describing step­by­step procedures is so specific, insufficient detail can frustrate  readers. a. For routine matters, you are generally safe reviewing your own work and making  sure it is complete. For more technical and complicated procedures, make sure  you have several people test the procedures to find where you can better clarify  the steps involved. 9. In the case of a routine request, one of the primary goals of the message is to retain the  goodwill of the recipient.10. In the case of an email that is a routine message, where should you place the primary  message to capture attention? In the subject line. a. Primary message should have 10 words or fewer, and you should typically place it in the subject line. Chapter 9 Notes: ∙ Components of Routine Messages: o State the primary message with 10 words or fewer, typically in the subject line o Provide short detailed paragraphs in the body of the message consisting of 20­80  words o Restate the request or key message in more specific terms o State goodwill ∙ Planning Stage – audience analysis, idea development, message structuring ∙ Drafting Stage – tone, style, design ∙ Reviewing Stage – FAIR Test, proofreading, feedback ∙ Read “Why Does This Matter?” ∙ Just 10% of employees say supervisors thank them daily; 55% say they're never thanked ∙ Components of showing appreciation: o Give thanks o Provide rationale of why you're giving thanks o State goodwill ∙ Components of apologies: o Make acknowledgement of the mistake made o Express regret for the action o Take responsibility for said action o Offer a commitment to avoid such behavior in the future o State goodwill ∙ Express sympathy with sincerity ∙ Offer support and express concerns ∙ State goodwill Chapter 10 Quiz Questions: 1. Which principle of influence operates on the idea that people think there is limited  availability of something they want or need, so they must act quickly? Scarcity. 2. The aim of persuasion is to help your audience find the value in your position. a. Persuasion implies you are communicating with someone who does not think or  feel the same way as you do. Your goal is to help the audience identify with and  find merit in your positions. 3. The principle of influence known as social proof refers to the idea that people determine  what is right, correct, or desirable by seeing what others do. 4. A colleague asks you for advice on how to understand the audience of his persuasive  message. Which of the following pieces of advice will you offer? Consider the  psychological principles that impact people's decisions. a. Understanding the needs and values of others is not simple. It requires a strong  listening orientation. Ask lots of questions to get beyond the surface understanding about the hopes, expectations, and hidden assumptions of your  target audience. 5. The principle of influence known as reciprocation refers to the idea that people tend to  feel obligated to return favors. 6. Harry is brand­conscious and has been very loyal to Revy Jeans. Leroi is a famous  Hollywood star who is Harry’s idol. Harry shifts his jeans from Revy to Ace because of  Leroi. Which principle of influence has affected Harry? Authority. a. Authority is the principle of influence whereby people follow authority figures.  7. To be able to craft messages that persuade people to modify their ideas or actions, you  need to spend a significant amount of time analyzing the audience. a. To convince others to modify their own ideas and accept yours, you need to show  that you care about them and that your ideas fit into their interests. 8. Which statement accurately describes persuasion in the post­trust era? In the post­trust  era, persuasion is becoming increasingly difficult. a. We live in a time of increasing mistrust. 9. Which of the following is the first step in the planning process for writing persuasive  messages? Analyzing the audience. a. Analyzing your audience to understand their needs, values, and how they are  influenced; developing your ideas as you wrestle with the complicated business  issues at hand; and creating a message structure that most effectively reduces  resistance and gains buy­in. 10. Persuasion almost always involves communicating with someone who thinks differently  than you do. a. While credibility is critical to all business communications, it's importance is  heightened for persuasive messages. Chapter 10 Notes: ∙ Understand your audience; once you understand their needs and values, you are in a  strong position to explain how your product, service, or idea benefits them o Persuade though shared purpose and shared values; sincerely act on behalf of the  organization (caring, character) o Show people they are sincerely needed and appreciated; influencing is easier  when the person knows they are appreciated for their hard work, abilities, and  good intentions o Understand methods of influence  Reciprocation – based on returning favors  Consistency – once people make an explicit commitment, they tend to  follow through or honor that commitment  Social proof – people determine what is right, correct, or desirable by  seeing what others do  Liking – people are more likely to be persuaded by people they like  Authority – people follow authority figures  Scarcity – people think there is limited availability of something they want or need, so they must act quicklyo Persuade through emotion and reason; understand that resistance to ideas,  products, and services is often emotional and the audience could have a strong  emotional attachment to a competitor ∙ Develop your ideas to establish credibility; use strong ideas in the interest of your  audience ∙ Set up the message structure with indirect and implicit messages; providing a rationale  for the request ∙ Components of persuasive messages: o Gain attention by asking rhetorical questions, providing a compelling fact,  revealing compelling statistics, issuing a challenge, or posting a testimonial; to fill a gap between what is and what could be Tbl. 10.1 o Raise a need in the body of the message to your readers; show how your product,  service, ideas meets their needs – then describe your solution by recommending  that product, service, idea – then provide a strong rationale as to why you chose  that solution o Validation – implies you recognize and appreciate others’ needs, wants, ideas, and preferences as legitimate and reasonable o Counterpoints – show how your ideas, products, services are superior to  competitors o Then conclude with a call to action ∙ Guidelines for tone: o Apply a personal touch by showing interest in them personally and that you are  seeking benefits for them specifically Tbl. 10.2 o Use action­oriented and lively language to achieve a sense of excitement,  optimism, and other positive emotions Tbl. 10.4 o Write with confidence Tbl. 10.5 o Offer choice rather than intent; using you­voice; contains short sentences Fig.  10.1 o Show positivity to help focus on the benefits rather than the drawbacks of what  you are trying to promote ∙ Make your message personalized, upbeat, positive, and pressure­free; provide statistics  that only pertain to that area; it is fun and exciting yet does not avoid negative words, and there's a call to action ∙ Review Stage o Get feedback and reread your messages because they are directed to others that  resist your ideas, products, services o Apply the FAIR Test to be sure you're being fair to your audience; avoid  manipulation Fig. 10.14 Chapter 11 Quiz Questions: 1. Ideally, which should a manager avoid when delivering negative performance reviews?  Sugar coating the bad news. 2. While delivering bad news in writing to customers, use passive verbs. a. Even when customers are at fault, use neutral language to point out mistakes.3. In delivering negative performance reviews, a focus on the ___ of an employee is least  likely to provoke defensiveness or a counterproductive response. Actions. 4. In terms of maintaining credibility, the most important quality to convey when delivering  bad news is honesty. 5. Which is an example of reframing thoughts in order to respond to negative feedback  constructively? Getting an honest assessment of my work will help me succeed. a. To avoid counterproductive responses, learn to recognize and name these  emotions. Develop a reframing statement to respond more effectively. 6. Which is the best example of a buffer in a message to turn down a job applicant? Thank  you for your interest in the market research position at Bookworm Inc. a. A buffer is used to establish common ground, show appreciation, state your  sympathy, or otherwise express goodwill 7. Which helps organizations maintain credibility when delivering bad news? Providing a  clear rationale. 8. To avoid counterproductive responses or negative emotions such as fear, anxiety, and  anger, a person should learn to recognize and name these emotions. a. High emotional intelligence is required.  9. Serena, a bank Manager at the United Frost Bank, heads the business loan department.  Which guideline should she follow to communicate bad news to her customers? Use  specific and simple language. a. Easier to interpret as honest and upfront. 10. Which is the richest communication channel for delivering bad­news messages? A  personal meeting. a. Enables you to use verbal and nonverbal cues to show your concern and  sensitivity. Chapter 11 Notes: ∙ Honesty and openness are key to maintain credibility during the deliver of bad news  messages ∙ Guidelines for delivering bad­news messages: o Deliver bad news in a timely manner o Choose the right mix of channels to deliver the bad news Tbl. 11.1/11.2 o Sympathize with the person receiving the bad news and soften  the blow o Provide a simple and clear rationale o Explain the immediate impacts o Focus on solutions for long-term benefits o Show goodwill ∙ Components of indirect bad-news messages: o Ease in with a buffer Tbl. 11.3  Neutral statement in subject line; appreciation; sympathy;  common ground; compliment – the beginning of a bad news message o Provide a rationale o Deliver the bad newso Explain impacts o Focus on the future o Show goodwill and concern ∙ Delivering negative feedback requires you to be clear about the need for improvement o Adopt a team­centered orientation so the poor performer is aware that they are  working as a team o Avoid sugar coating the bad news so that the person knows they need to improve o Explain the impacts of the poor performance o Link to the consequences of that poor performance o Probe for reasons why the performance is not higher o Emphasize problem solving to fix the issue for the future rather than place blame o Be firm Chapter 12 Quiz Questions: 1. Which research source is most likely to be biased by the writers’ career objectives?  External Blogs. a. If you rely on Blogs, make sure you carefully determine the expertise of the blog  writer. 2. Survey questions should be short enough to answer in a few seconds. a. They should contain short questions and short response options. Respondents  should be able to read the entire question in 10­20 seconds and select a response  that matches their true opinions and feelings. 3. Which is a helpful guideline for formatting tables? Arrange entries in ascending and  descending order. 4. First step in developing research­based business reports is identifying what decision  makers want to accomplish. 5. Catherine, an economist, wants to graphically represent the prices of small cars in the  United States over a period of three years. She should use a line chart. a. Line charts are useful for depicting events and trends over time. 6. Peter wants to create a chart that shows how market share is divided among the top  companies in his industry. He should use a pie chart. a. Pie charts are useful for illustrating how a whole is divided into pieces or  proportional segments. 7. Which type of questions is designed to gain the response that the survey designer prefers  and produces unreliable and unusable information as a result? Leading. 8. Which relates to how current and representative data is? Reliability. 9. Which is helpful for formatting bar charts? Bars should be arranged in scenting and  descending order in most cases. 10. “A survey should have response choices that are exhaustive.” Meaning the choices  should include all possible answers. a. They should be complete and unambiguous Chapter 12 Notes: ∙ Read “Why Does This Matter?” ∙ Primary research – data that you, people from your organization, or others under your  direction have collected∙ Secondary research – analysis of data collected by others with no direction from you or  members of your organization ∙ Create surveys to retrieve responses from dozens if not hundreds of colleagues,  customers, or other groups of interest ∙ Principles for survey questions: o Make them simple to answer because people tend to want to answer survey  questions quickly to be done with them o Non­leading questions o Exhaustive and unambiguous o Single idea in each question; don't ask multiple questions in one question ∙ Line charts – depicting events and trends over time Fig. 12.2 ∙ Pie charts – illustrates pieces within a whole Fig. 12.3 ∙ Bar charts – compares amounts or quantities Fig. 12.4 ∙ Have a descriptive title, use focal points, information sufficiency, ease of processing, and  a great takeaway message ∙ Read over Tbl. 12.6 for Formatting Guidelines ∙ Tables present data in a better way for comprehension and precision ∙ Include an order in which the table is set up, include indentation to set things apart from  each other, present comparative data series, label columns and rows effectively, use grid  lines ∙ Read Tbl. 12.7 for Formatting Guidelines ∙ Evaluate data sources for business research Chapter 13 Quiz Questions: 1. What is the advantage of placing a clear statement of the business problem at the  beginning of a report? It helps establish the purpose and values of the report. 2. The purpose of an executive summary is to represent briefly the most important elements  of your report, including key findings and conclusions. a. Summarize the most import contents, so that busy executives and other decision  makers can quickly understand and act on the report. 3. Which should be provided throughout a document to indicate the information you have  drawn from other sources? Citations. a. By documenting your shrouded, you display your thoughts, detail­oriented  approach. Provide a reference list at the end of the report that contains all your  sources.  4. Which is an advantage of including bulletins and enumerated lists in a report? They help  readers rapidly process and group dense information. 5. To avoid plagiarism on a sentence and paragraph level, writers should document all  references to the ideas of others. 6. Which is likely the effect of providing a well­designed table of contents? It creates the  impression that you are organized. a. Contains all first­level headings and sometimes all second­level headings.7. Petra submits a document that analyzes the causes of the problem, outlines a way to  address the issue, estimates the costs of the changes, and provides a timeline for the work. Petra has submitted a business proposal. a. Most deal with decisions about allocating resources for various business  activities. They generally explain why business goals are beneficial and how you  will use resources to reach those goals. Some include an explanation of the  situation, specific objectives, a deliverable overview, a timeline, result enhancers,  and pricing. 8. Which is an advantage of documenting your research sources? It displays your thorough,  detail­oriented approach. 9. To use another persons ideas and pass them off as ones own is known as plagiarism. 10. Which is most likely to be included in an appendix? Financial statements and marketing  materials. a. Reports frequently include Appendixes to provide reference materials. They  include financial statements, marketing materials, detailed data tables, brochures,  references, resumes, and biographies. Chapter 13 Notes: ∙ Components of a business proposal: o Include a cover page  o Provide an executive summary o Explain the current situation o Include specific objectives o Provide a deliverable overview o Include a timeline o Result enhancers o Pricing/budgeting ∙ Placing a clear statement of the central business problem or challenge at the beginning  helps establish the purpose and value of the report ∙ Use fact­based language for precision and to help raise your credibility; provide  supporting details for your conclusion; carefully deal with predictions and cause/effect  statements; responsibly cite your research sources ∙ Document secondary research and avoid plagiarism o Paraphrasing – use your own words to express the meaning of the original speaker or writer; you significantly alter the original words and sentence structure, but you still give credit to the original speaker or writer of the idea ∙ Base recommendations on facts and conclusions in the report ∙ Provide specific and actionable recommendations ∙ Provide a structure of the report that the decision maker is familiar with ∙ Read over Fig. 13.4 ∙ Tell the story of your report with an executive summary; nearly all reports contain one at  the beginning; this is used to summarize important contents, including key findings,  conclusions, and recommendations, so that busy executives and other decision makers  can quickly understand and act on the report∙ A good executive summary demonstrates that you can clearly focus on your goals and  state who you are, what you want, and where you are going ∙ They are about 10­20 pages long ∙ Provide the story line with descriptive headings and other content markers; this is used to  help quickly navigate the decision maker through your report ∙ You generally use first­level headings; but with reports more than 5 pages you will use  also a second­level heading ∙ Use preview statements to frame your message and accentuate takeaway messages; these  can help decision makers follow the directions in your text and allows readers to create a  mental map of your key message ∙ Insert charts and tables to draw attention to your key points; make sure they fit in the  story line of your text ∙ Apply bulletins and enumerates lists to make passages easier to read ∙ Create a cover page to include a title, the names of those who wrote the report, and a date ∙ Include a table of contents ∙ Include an appendix ∙ Review your report to ensure you have been fair to yourself and your readers; you also  want to make sure your report is as effective as possible

Page Expired
5off
It looks like your free minutes have expired! Lucky for you we have all the content you need, just sign up here