Limited time offer 20% OFF StudySoup Subscription details

FSU - HFT - Class Notes - Week 5

Created by: Courtney Campbell Elite Notetaker

background image HFT3542- Event Management  Spring 2019  Chapter 5- Sustainable Financial Leadership  Basic Accounting Terminology  1. Budget 
2. Income 
3. Expenses 
4. Account Payables 
5. Account Receivables 
6. Account Codes 
Maintaining Financial Records  1. Budget 
2. Cash Flow 
3. Income Statement
4. Profit and Loss Statement 
Balance Sheet and Income Statement  1. The balance sheet is also known as a financial statement that  summarize the event company’s assets, liabilities, and shareholders’ 
equity at a specific point in time.
2. The income statement gives operating ratios and performances for a  specific period.  Break-even point and Profit Margin  1. The break-even point is the point at which costs or expenses and  revenue for the event are equal: there is no net loss or gain, and one 
has “broke even.”
2. The profit margin is the amount of revenue from sales that exceeds  costs of the event.  Forecast Projected Revenues and Expenses  1. Use history, the macro, and micro economic conditions to forecast  revenue and expense.  2. Generally, over-projected expenses and under-projected revenue as  revenue is more volatile.
background image   Estimated Reliable Budget Goals for Your Event  1. Profit or Surplus 
2. Break-even 
3. Loss Leader 
Increasing Cash Flow  1. Cash Flow may be increased by speeding up the collection of  receivables  2. Negotiating better and more favorable terms with vendors partners 
3. Reducing general overhead. 
4. Seek the largest deposit possible and seek payment in full prior to the 
start of the event.  Sustainable Funding  1. Seek multiple sources of revenue for your event. 
2. Seek contingency funding sources for your event. 
Alternative Funding  1. Venture capitalists (VC)
2. Venture philanthropists (VP)
3. Friends schemes 
4. Audience Contribution Transfer (ACT) 
Managing During Turbulent Economic Times  1. Economic turbulence is natural and normal.
2. Watch overhead. 
3. Seek financial partners to leverage your risk.
Plan and Allocate Your Event Budget  1. Carefully and conservatively plan your budget based upon historical or  other evidence.  2. Allocate your event budget carefully to lower expenses and under  forecast revenue.  3. Establish a one percent contingency line item in your budget for  emergencies or opportunities.
background image   Book Notes    People to Know Adam Smith – p. 140         Kuan-wen Lin – p. 143         Jerry Edwards & 
Courtney Symons – p. 165 
Budgeting (P. 141) o Budget preparation is the most challenging part of financial  management due to limited information or assumptions. o “staying within the budget” 
o 3 categories of events: Profit-oriented events, Break-even events, and 
Loss leaders or Hosted events.  o determine the financial philosophy or your event before you begin the  budget process.  o Event Budget is based on 5 factors:  ­ Marketing projections and estimates ­ The general history of previous identical or similar events  ­ The general economy and your forecast for the future  ­ The net profit or excess you reasonably believe you can expect with 
the resources available (return on investment) 
­ The type of financing that you choose to use to finance your event 
(borrowed funds, prepayments, existing funds)
Financial History (p.142)  o The best financial history is that which occurs over a three-year period.
o Develop controls to begin collecting financial data on the event budget 
you are currently preparing  o Good technique for developing income projections is: High-Low (the  best and the worst) o Are the losses that may occur under the worst-case scenario bearable? If so its accepted, if not its refused. General Economy (p. 142) o Must use general economic data 
o Indicators of strong economic health: low unemployment, steady rate 
of inflation, and healthy retail sales. Also home building activity, new 
industry, and capital investments.
Reasonable Projected Income (p.142)  o The Greek word logos (or logic) means “act reasonably” 
o Must consider market research as well as a general knowledge of the 

Join more than 18,000+ college students at Florida State University who use StudySoup to get ahead
School: Florida State University
Department: Human Development
Course: Event Management
Term: Spring 2019
Tags:
Name: HFT 3542 - Chapter 5 Event Management
Description: This covers chapter 5 notes from the book along with page numbers to help find the information in the book!
Uploaded: 02/05/2019
11 Pages 77 Views 61 Unlocks
  • Better Grades Guarantee
  • 24/7 Homework help
  • Notes, Study Guides, Flashcards + More!
School: Florida State University
Department: Human Development
Course: Event Management
Term: Spring 2019
Tags:
Name: HFT 3542 - Chapter 5 Event Management
Description: This covers chapter 5 notes from the book along with page numbers to help find the information in the book!
Uploaded: 02/05/2019