New User Special Price Expires in

Let's log you in.

Sign in with Facebook


Don't have a StudySoup account? Create one here!


Create a StudySoup account

Be part of our community, it's free to join!

Sign up with Facebook


Create your account
By creating an account you agree to StudySoup's terms and conditions and privacy policy

Already have a StudySoup account? Login here

MGT 437 Week 4 Team Assignment - Project Planning GÇô Human Capital Paper

by: NUMBER1TUTOR Notetaker

MGT 437 Week 4 Team Assignment - Project Planning GÇô Human Capital Paper MKT421

Marketplace > Phoenix College > MKT421 > MGT 437 Week 4 Team Assignment Project Planning G Human Capital Paper
Phoenix College
GPA 3.8

Preview These Notes for FREE

Get a free preview of these Notes, just enter your email below.

Unlock Preview
Unlock Preview

Preview these materials now for free

Why put in your email? Get access to more of this material and other relevant free materials for your school

View Preview

About this Document

MGT 437 Week 4 Team Assignment - Project Planning GÇô Human Capital Paper
Study Guide
50 ?




Popular in

Popular in Department

This 10 page Study Guide was uploaded by NUMBER1TUTOR Notetaker on Monday November 9, 2015. The Study Guide belongs to MKT421 at Phoenix College taught by in Fall 2015. Since its upload, it has received 28 views.

Similar to MKT421 at Phoenix College


Reviews for MGT 437 Week 4 Team Assignment - Project Planning GÇô Human Capital Paper


Report this Material


What is Karma?


Karma is the currency of StudySoup.

You can buy or earn more Karma at anytime and redeem it for class notes, study guides, flashcards, and more!

Date Created: 11/09/15
Running head: PROJECT PLANNING – HUMAN CAPITAL PAPER 1 Project Planning – Human Capital Paper  University of Phoenix MGT/437 Patricia Dues April 12, 2010 Project Planning – Human Capital Paper      2 Project Planning – Human Capital Paper The use of communication to maintain effective teamwork is essential to the parking  garage project. Team A has outlined key points in the parking garage project such as  communication management, team selection, project revisions, and performance monitoring.  Communication Management Communications Management is important to keep the members of a project  management team up­to­date on the progress of the project. A communication plan clarifies how  the project manager will communicate significant information to the stakeholders who need to  know. The goals, strategies, activities, timeframes, and stakeholders are explained in the  communication plan. Communication must be provided to project stakeholders so tasks are  completed on schedule and conflicts can be resolved.  Processes can breakdown when communication among the team members and project  stakeholders is not sufficient. Communication breakdown could in turn result in unfavorable  outcomes of the final project such as additional costs or time overruns. A communication plan  will ascertain what information needs to be communicated to the management and the customer.  That information must be reported in a timely manner and readily available. Reports should be  provided with the status of the project, and measures of the progress of the project. Forecasting  can occur when reporting if tasks are on time, on whether or not the project is within the budget  and within the scope of the project. Performance can be measured by comparing real progress to  projected progress. Project Planning – Human Capital Paper      3 Communications management is the basic skill set of developing an agenda to manage  meetings, and plans for resolution of conflicts. Deciding the appropriate method of  communication, whether it should be an informal memo or a formal report, a face­to­face  meeting or e­mail messaging, are dependent upon the stakeholders. Presentation techniques can  include the use of visual aids such as PowerPoint presentations. Possible barriers that influence  the project or conflicts that may occur to interrupt or delay the project should be communicated  quickly. Examples are labor strike anywhere along the supply chain, or extreme weather that  could include tornado, flood, or earthquake. Documents that provide information can be posted to the company website on a monthly  basis. E­mail bulletins can be sent out regularly. Weekly status meetings to brief management  with presentations showing the status of the current stage of the project should be scheduled. A  meeting should occur every six weeks to update management on the current state of the project. Team Selection The task of building a parking structure requires strict focus toward the project. Such  focus is not typical of a functional structure, which leaves the pure project and matrix structures  the alternatives of choice. The matrix, being a mixture of the functional structure and pure  project, is a possible choice, but being functional to a degree the matrix structure usually  continues employment of project members after the project’s completion; whereas, the pure  project structure disperses project members after the completion of the project. Additionally, a  parking structure is a “one­time, highly specific, unique [task]” that lends logic to using a pure  Project Planning – Human Capital Paper      4 project structure (Meredith & Mantel, 2006, p. 199); therefore, the pure project structure is  chosen as the organizational structure for completing the parking structure.     Often used in the construction industry for its adaptability to a specific project, the pure  project structure is an ideal structure for the completing the parking structure. The pure project  structure was chosen for four reasons: (1) Project manager authority (2) Short communication  lines (3) Fast reaction to changes (4) Simple and flexible (Meredith & Mantel, 2006). The first  reason, project manager authority, is important to a highly specific task. The project manager  requires ultimate authority to accomplish the task of building a parking structure successfully.  Because the project manager requires ultimate authority in regard to the task, he or she also  requires shorter communication lines with the organization’s top management. Changes in plans  to the parking structure call for immediate reaction. A project manager in charge of the entire  project with direct access to top management can react quickly to unseen changes. The final  reason the pure project structure was chosen is its simplicity and flexibility. Few cogs are needed to run an efficient pure project structure; therefore, it is a desirable choice to the alternative  functional and matrix structures. Approval for the project’s organizational structure was obtained by considering the project’s size, time frame, uniqueness, and experience with the structure itself (Kerzner, 2006).  Project Revisions When a project is started there could be changes or revisions on how the project is  worked and operated. Because the parking structure is exposed to the elements, the project is  subject to various factors. The factors can change the date of completion in three ways. The first  Project Planning – Human Capital Paper      5 is every project’s favorite, the weather. Projects are suspended because of the rain, snow, and  other conditions. Poor weather conditions will make the project close until the weather changes..  The next factor is the delay of supplies causing the project to last longer than planned. A revision could be the lack of money and this comes with the change in the time frame of the project being completed. The more time it takes the more money the client will lose, and a loss of time incurs  an increase in expenses. The last factor is the lack of good communication. One person may be  thinking something and it may have been incorrect, and he or she may have to re­do their portion over as a result of his or her misunderstanding.  Task Responsibility Matrix Tasks Cindy Joe Ryan Raymond Amanda Find a * Contractor Work on the * Budget Out together * the team Communicat * Project Planning – Human Capital Paper      6 e with the customer Set up the * plan of action Resource Availability Matrix Potential Good Issues Conflicts Communication Strong teamwork and Lack of  communication skills communication and  with project manager not understating what is going on Delays Having a back­up  plan No back­up plan and in place having to pay more for a rush delivery.              Time On time  Bad weather and lost  time because of poor  communication. Budget On budget and schedule Lost time and need to use more money and  also paying more for  a rush on supplies. The only way a resource conflict will be identified is through communication. With  effective communication between the project manager and the team, conflict can be addressed  early. Communication is essential to solving conflict. The best ways to reduce conflict is to  identify areas of opportunity. With this the team and the project manager can work together and  complete the project in a timely manner. The revision will be communicated by morning team  Project Planning – Human Capital Paper      7 briefings or meetings. It will also be communicated by e­mail to the whole organization with  what is going on and why. A phone call can take place if meetings are not possible.    Performance Monitoring A good communication plan is essential for appraising the project progress to various  project sponsors and executives. To communicate important variables of the project, such as  time, cost, scope, and parameters of deliverables, the project teams and managers must endure  communication and performance monitoring.  Other objectives are to provide clarity into the progress as the project continues, so  management and the team can engage in corrective action early when the performance of the  project alters considerably from initial plans. As with the parking garage project, there is a set  schedule of work to be performed by the builders. Whenever go awry, a corrective action plan  should be set in place to get the project back on schedule. To avoid this type of confusion or  mishap the PM is to set out standards to be followed.  These standards will consist of the following: An example of informing people on a  constant basis would be meetings, facilitated by the PM, periodically. This reassurance,  especially given by an effective leader, would go a long way to show others that they are cared  about. This will also, in turn, keep everyone involved abreast of any new information involved  with the project. The contractual agreement will address the risk management items. The project manager  along with general contractor will maintain open lines of communication throughout each phase  Project Planning – Human Capital Paper      8 of the project. In saying this, the deliverables of the project will be clear and precise, in  agreement (between PM and General Manager), and executed by the general manager. The  project manager will monitor the progress of the parking garage on a daily/weekly basis. The  deadlines will provide a scope of work for the construction, electrical as well as plumbing team.  The deadlines are critical and must be met to stay within budget constraints. In addition to the  budget, the dependency relationship between the construction team, electrical and plumbing  teams are critical and must be met by the general contractor. The contractual agreement will  cover risks factors in relation to level of risk, contingency planning as well as policies, and  procedures.  The project status information will be in accordance with the earned value concept. The  EV values of each team will be as follows: Construction 60%, Electrical 20%, and Plumbing  20%. As each phase reaches its completion stage, the value of that milestone will be added to the earned value. The earned value concept will provide a clear precise status for project  management and enable the PM to operate within the guidelines of triple constraints.  Cost, schedule as well as performance alternatives will be in accordance with the bid  agreement. The accepted bid or contract will cover the cost of materials/labor for the  construction, electrical as well as plumbing team crews. The general contractor will submit  additional cost, schedule concerns and performance alternatives to the project manager for  approval. The project manager will implement contingency planning for budget as well as  schedule completion in case any unfavorable events occur. The construction of the parking  garage will exceed 12 months in production, so therefore unfavorable events will transpire. The  general contractor along with project manager will collectively work together to cope with  Project Planning – Human Capital Paper      9 unforeseen events as well as ensure the parking garage reaches its completion stage. The general  contractor will manage expectations on site with the construction, electrical as well as plumbing  teams. The project manager will conduct weekly meetings with the general contractor to make  sure the project is on schedule, resources are available as well as making sure potential risk are  not affecting the production of the parking garage. References Kerzner, H (2006). Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and  Controlling. (9th ed). New Jersey: John Wiley & Sons Inc. Meredith, J.R., Mantel, S. J. (2006) Project Management: A Managerial Approach. (6th ed.).  New Jersey: John Wiley & Sons Inc.  Good job with the communication plan. You shouldn’t have any issues getting the message to  the appropropriate individuals affiliated with the project. Project Planning – Human Capital Paper 10 Total points = 5 points


Buy Material

Are you sure you want to buy this material for

50 Karma

Buy Material

BOOM! Enjoy Your Free Notes!

We've added these Notes to your profile, click here to view them now.


You're already Subscribed!

Looks like you've already subscribed to StudySoup, you won't need to purchase another subscription to get this material. To access this material simply click 'View Full Document'

Why people love StudySoup

Bentley McCaw University of Florida

"I was shooting for a perfect 4.0 GPA this semester. Having StudySoup as a study aid was critical to helping me achieve my goal...and I nailed it!"

Kyle Maynard Purdue

"When you're taking detailed notes and trying to help everyone else out in the class, it really helps you learn and understand the I made $280 on my first study guide!"

Steve Martinelli UC Los Angeles

"There's no way I would have passed my Organic Chemistry class this semester without the notes and study guides I got from StudySoup."


"Their 'Elite Notetakers' are making over $1,200/month in sales by creating high quality content that helps their classmates in a time of need."

Become an Elite Notetaker and start selling your notes online!

Refund Policy


All subscriptions to StudySoup are paid in full at the time of subscribing. To change your credit card information or to cancel your subscription, go to "Edit Settings". All credit card information will be available there. If you should decide to cancel your subscription, it will continue to be valid until the next payment period, as all payments for the current period were made in advance. For special circumstances, please email


StudySoup has more than 1 million course-specific study resources to help students study smarter. If you’re having trouble finding what you’re looking for, our customer support team can help you find what you need! Feel free to contact them here:

Recurring Subscriptions: If you have canceled your recurring subscription on the day of renewal and have not downloaded any documents, you may request a refund by submitting an email to

Satisfaction Guarantee: If you’re not satisfied with your subscription, you can contact us for further help. Contact must be made within 3 business days of your subscription purchase and your refund request will be subject for review.

Please Note: Refunds can never be provided more than 30 days after the initial purchase date regardless of your activity on the site.