New User Special Price Expires in

Let's log you in.

Sign in with Facebook


Don't have a StudySoup account? Create one here!


Create a StudySoup account

Be part of our community, it's free to join!

Sign up with Facebook


Create your account
By creating an account you agree to StudySoup's terms and conditions and privacy policy

Already have a StudySoup account? Login here

Chapter 2 Detailed Notes

by: Autumn Notetaker

Chapter 2 Detailed Notes ACCT 2110

Marketplace > Auburn University > Accounting > ACCT 2110 > Chapter 2 Detailed Notes
Autumn Notetaker
GPA 4.0
View Full Document for 0 Karma

View Full Document


Unlock These Notes for FREE

Enter your email below and we will instantly email you these Notes for Principles of financial accounting

(Limited time offer)

Unlock Notes

Already have a StudySoup account? Login here

Unlock FREE Class Notes

Enter your email below to receive Principles of financial accounting notes

Everyone needs better class notes. Enter your email and we will send you notes for this class for free.

Unlock FREE notes

About this Document

Chapter 2 notes on financial accounting about the accounting system and its concepts.
Principles of financial accounting
Jennifer Cornett
Class Notes
financial accounting; accounting system; chapter 2




Popular in Principles of financial accounting

Popular in Accounting

This 8 page Class Notes was uploaded by Autumn Notetaker on Friday January 8, 2016. The Class Notes belongs to ACCT 2110 at Auburn University taught by Jennifer Cornett in Fall 2015. Since its upload, it has received 51 views. For similar materials see Principles of financial accounting in Accounting at Auburn University.


Reviews for Chapter 2 Detailed Notes


Report this Material


What is Karma?


Karma is the currency of StudySoup.

You can buy or earn more Karma at anytime and redeem it for class notes, study guides, flashcards, and more!

Date Created: 01/08/16
Chapter 2: The Accounting Information System   Fundamental Accounting Concepts   o To effectively use financial statements, you must understand the  procedures used to record information about business activities and how  this information ultimately is transformed into financial statements o Reviewing financial statements means you are assessing a company’s  performance, cash flows, and financial position  o To make the assessments, you need to infer the actions of a company from what you see in the financial statements  o That inference depends on your understanding of how companies  transform the results of their activities into financial statements  o Accounting cycle: a simple and orderly process, based on a series of steps  and conventions o The Conceptual Framework  GAAP (generally accepted accounting principles) rest on a  conceptual framework of accounting   Qualitative characteristics, assumptions, principles   Framework flows from the fundamental objective of  financial reporting: to provide information that is useful in  making investment and credit decisions.   Designed to support the development of a consistent set of  standards and provide a consistent body of thought for  financial reporting  o Qualitative Characteristics of Useful Information   2 fundamental characteristics that useful information should  possess: relevance and faithful representation   Relevance: Information that is relevant is capable of  making a difference in a business decision by helping users  predict future events (predictive value) or providing  feedback about prior expectations (confirmatory value).  Material information is the omission or misstatement of  information that could influence a decision (it is also  relevance).   Faithful representation: information should be a faithful  representation of the real­world economic event that it is  portraying. Information should be complete, neutral  (unbiased), and free from error (accurate). It is reliability.   4 enhancing characteristics that are complementary to the  fundamental characteristics: They should be maximized fully:   Comparability: Comparable information allows external  users to identify similarities and differences between 2 or  more items. Useful when it can be compared with similar  information about other companies or with similar  information about the same company at a different time  period. Comparability information also has consistency.  Consistency can be achieved when a company applies the  same accounting principles for the same items over time.  Also, achieved when multiple companies use the same  information in a single time period. Comparability is the  goal while consistency helps achieve it.   Verifiability: Information is verifiable when independent  parties can agree on the measurement of the activity.  General consensus   Timeliness: Information is timely if it is available to users  before it loses its ability to influence decisions.   Understandability: If users who have reasonable knowledge of accounting and business can comprehend the meaning of the information, it is considered understandable.    Cost constraint: bounds the qualitative characteristics because the  benefit received from accounting information should be greater  than the cost providing that information. Cost should not exceed  benefit.   Trade­offs are necessary in the criteria. The accountant has to  exercise judgment in determining the accounting principles that  would produce the most useful information.   Full disclosure policy: any information that would make a  difference in the financial statements should be revealed by  accountants  o Accounting Assumptions   Economic entity assumption: each company is accounted for  separately from its owners (no personal transactions)   Continuity (or Going­Concern) Assumption: A company will  continue to operate long enough to carry out its existing  commitments  Time period assumption: The life of a company to be divided onto  artificial time periods so net income can be measured for a specific period of time (monthly, quarterly, annually)   Monetary unit assumption: A company accounts for and reports its  financial results in monetary terms ($) o Accounting Principles   General approaches that are used in the measurement and  recording of business activities   Historical cost principle: requires that the activities of a  company are initially measured at their cost, the exchange  price at the time the activity occurs  o Provides an objective and verifiable measure of  activity  Revenue recognition principle: determines when revenue is recorded and reported; revenue is to be recognized or  recorded in the period in which it was earned and the  collection of cash is reasonably assured o Usually occurs when services are performed or  goods are delivered   Expense recognition (or matching) principle: an expense be recorded and reported in the same period as the revenue  that it helped generate (may or may not be in the same  period as when cash is paid); expenses incurred to help us;  should match revenue   Revenue and Expense recognition help determine net  income  Conservatism principle: accountants should take care to  avoid overstating assets or income when they prepare  financial statement  Measuring Business Activities: The Accounting Cycle  o 7 steps  o Steps 1­ 4 are performed regularly each period o Steps 5­7 are performed at the end of the period o Economic Events   Each business activity (financing, investing, operating) consists of  events that affect the company   Some events are external (company and another entity) and some  are internal (company’s own actions)   Accountants measure effects of events and incorporates the events  into the accounting system, then into financial statements   If involving exchange of assets, liabilities, stockholder’s equity,  revenue, or expenses they are transactions and must be recorded   If results in financial impact and can measure with reasonable  accuracy, then it is a transaction—if not, it is not recorded  o Accounting Transaction: any economic event that affects a company’s  assets, liabilities, or equity at the time of the event (external or internal)  and is recognized on financial statements  o The Expanded Accounting Equation   Assets    = Liabilities                +       Stockholder’s Equity  (Contributed Capital and Retained Earnings)                 (Common Stock) Assets=Liabilities+ Contributed Capital+ Beginning Retained Earnings+ (Revenues­  Expenses­ Dividends)  STEP 1: Analyze Transactions:  Transaction Analysis: the process of determining the economic effects  of a transaction on the elements of the expanded accounting equation  Must always remain in balance, therefore two things happen to  the equation at a time  1. Analyze transaction and the accounts that are affected (transaction  analysis)  applying debit and credit rules  a. Source documents  i. Ex. Sales slip, check, bill, cash register tape  2. Journalize transaction (journal entry) 3. Transfer journal information to accounts in the ledger (book of  accounts)  post in accounts  4. This makes a trail balance   Transaction 1: Issuing Common Stock (Financing)   o On March 1, HiTech sold 1000 shares of common stock to several  investors for cash of $12000. The effect of this transaction on the  accounting equation is:   Assets (+$12000) = Liabilities + Stockholder’s Equity  (Contributed Capital +$12000; Retained Earnings)   Journal Entry 3/1: Cash is debited $12000; Contributed Capital is  credited $12000  Transaction 2: Borrowing Cash (Financing)  o On March 2, HiTech raised additional funds by borrowing $3000 from  First Third Bank of Cincinnati. HiTech promised to pay the amount  borrowed plus 8% interest.   Assets (+$3000) = Liabilities (Note Payable +$3000) +  Stockholder’s Equity  Journal Entry 3/2: Cash is debited $3000; Note payable credited  $3000  Transaction 3: Purchase of Equipment for Cash (Investing)  o On March 3, HiTech purchased office equipment from MicroCenter for  $4500 in cash. The effect of its transaction on the accounting equation is:   Assets (+4500 Equipment; ­$4500 Cash) = Liabilities +  Stockholder’s Equity   Journal Entry 3/3: Equipment is debited $4500 (increase); Cash is  credited $4500 (decrease)   Transaction 4: Purchasing Insurance (Operating) o On March 4, HiTech purchased a 6­month insurance policy for $1200  cash. The effect of this transaction on the accounting equation:   Assets (+$1200 prepaid insurance, ­$1200 cash) = Liabilities +  Stockholder’s Equity   Journal Entry 3/4: Debit $1200 of prepaid insurance (increase);  credit $1200 cash (decrease)  Transaction 5: Purchase of Supplies on Credit (Operating) o On March 6, HiTech bought office supplies from Hamilton Office for  $6500. Hamilton Office agreed to accept full payment in 30 days.   Assets (+$6500 supplies) = Liabilities (+6500 account payable) +  Stockholder’s Equity   Journal Entry 3/6: Debit office supplies $6500; Credit accounts  payable $6500  Transaction 6: Sale of Services for Cash (Operating) o On March 10, HiTech sold advertisement services to Miami Valley  Products in exchange for $8800 in cash.   Assets (+$8800 advertisement cash) = Liabilities + Stockholder’s  Equity (Contributed Capital; Retained Earnings (+8800 revenue)   Journal Entry 3/10: Debit advertisement cash $8800; Credit  revenue $8800    Transaction 7: Sale of Services for Credit (Operating)  o On March 15, HiTech sold advertising services to the Cincinnati Enquirer  for $3300. HiTech agreed to accept full payment in 30 days.  Assets (+$3300 account receivable) = Liabilities + Stockholder’s  Equity (Contributed Capital; Retained Earnings +$3300 revenue)   Journal Entry 3/15: Debit the accounts receivable $3300; Credit  revenue $3300  Transaction 8: Receipt of Cash in Advance (Operating)  o  On March 19, HiTech received $9000 from the OA News for advertising  services to be completed in the next 3 months.   Assets (+$9000 cash) = Liabilities (+$9000 unearned revenue) +  Stockholder’s Equity    Journal Entry 3/19: Debit cash $9000; Credit unearned revenue  $9000  Transaction 9: Payment of Liability (Operating)  o On March 23, HiTech pays $6000 cash for the supplies previously  purchased from Hamilton Office Supply on credit in Transaction 5.   Assets (­$6000 cash) = Liabilities (­$6000 accounts payable) +  Stockholder’s Equity   Journal Entry 3/23: Debit $6000 accounts payable; Credit $6000 of cash  Transaction 10: Collection of a Receivable (Operating) o On March 29, HiTech collected $3000 cash from the Cincinnati Enquirer  fro services sold earlier on credit in Transaction 7.  Assets (+$3000 collection of cash; ­$3000 reduces accounts  receivable) = Liabilities + Stockholder’s Equity   Journal Entry 3/29: Debit $3000 for cash; Credit $3000 for the  account receivable   Eliminating accounts receivable is like giving up our option of  making money in the future because we were just paid so  obligation over (paying off what they owe us so receivable no  longer exists)   Transaction 11: Payment of Salaries (Operating) o On March 26, HiTech paid weekly employee salaries of $1800.  Assets (­$1800 cash) = Liabilities + Stockholder’s Equity  (Contributed Capital; Retained Earnings (­$1800 salaries expense))  Journal Entry 3/26: Debit salaries expense $1800; Credit cash  $1800  Pay cash (minus) it is your credit; receive cash (positive) it is a  debit   Retained earnings is decreasing because the salaries expense is  increasing   Transaction 12: Payments of Utility (Operating) o On March 30, HiTech paid its utility bill of $5200 for March. Because an  asset (cash) is consumed by HiTech as part of the operations of the  business, the cost of utilities used during the month is an expense.   Assets (­$5200 cash utilities) = Liabilities + Stockholder’s Equity  (Contributed Capital; Retained Earnings (­$5200 utilities expense))  Journal Entry 3/30: Debit $5200 utilities expense; Credit $5200 for cash on utilities   Transaction 13: Payment of a Dividend (Financing) o On March 31, HiTech declared and paid a cash dividend of $500 to its  stockholders.   Assets (­$500 cash) = Liabilities + Stockholder’s Equity  (Contributed Capital; Retained Earnings (­$500 dividend))   Journal Entry 1/31: Debit dividend $500; Credit $500 cash   Dividends increasing means a negative impact on retained earnings  Double­ Entry Accounting  o Describes the system used by companies to record the effects of  transactions on the accounting equation  o The effects or transactions are recorded in accounts o Under double­ entry accounting, each transaction affects at least 2  accounts—two things are happening  o Account: an accounting record that accumulates the activity of a specific  item and yields the item’s balance; record of increases and decreases in  each of the basic elements of financial statements   Changes in assets, liabilities, stockholder’s equity, revenues, or  expenses on appropriate accounts  More sophisticated than the expanded accounting equation   3 parts:  Title  Left side (Debit side)    Right Side (Credit side)        Left and right side are a T­Account  o Chart of Accounts: the list of accounts that a company uses to capture its  business  o Transactions can with increase or decrease an account  o Balance: the amount in the account at any time  o T­Account: 2 column record that consist of an account title and a left  (debit)/ right (credit) side o Analyze and determine what is happening in fundamental accounting  equation—Assets (resources), Liabilities (obligations), Stockholder’s  Equity (Contributed Capital (selling stock), Retained Earnings (net income kept in the business; revenues ­ expenses impact; dividends)) o Debit and Credit Procedures in Transactional Analysis  Apply debit and credit rules: Assets should have a normal debit  balance (make assets go up, increase debit) (credits make it  decrease); Liabilities and Stockholder’s Equity should have normal credit balance (to go up, increase credit) (debit makes it decrease)  Used to record business transactions  Debit (Dr.) = left   Credit (Cr.) = right   Double entry system requires debits and credits to be in  balance (Dr = Cr)   Balance of T account determine by excess   Basic Accounting Equations = “Normal Balances”  Cash always goes up, and it is always debited   You can credit an asset, but it makes the assets decrease  STEP 2: Journalize Transactions  o Journal: a chronological record showing the debit and credit effects of  transactions on a company  o Journal entry: shows the entire effect of a transaction in one place  o The process of making a journal entry is often referred to as journalizing a  transaction. The 3 parts of a journal entry are:  The date of the transaction   The accounts and amounts to be increased or decreased  A brief explanation of the transaction o Each journal entry shows the debit and credit effects of a transaction on  specific accounts   Transaction 1: Issuing Common Stock  o On March 1, HiTech sold 1000 shares of common stock to several  investors for $12000  Transaction 2: Borrowing Cash  o On March 2, HiTech raised additional funds by borrowing $3000 on a one  year, 8% note payable to First Third Bank   Transaction 3: Purchase of Equipment for Cash  o On March 3, HiTech purchased office equipment from Micro­Center for  $4500 in cash.   STEP 3: Post to the Ledger  o Since the journal lists each transaction in chronological order, it can be  difficult to use the journal to determine the balance in any specific account  we use a general ledger to keep track of specific accounts  o General Ledger: a collection of all the individual financial statement  accounts that a company uses  o Helps keep track of the balances of specific accounts  o Use T­ accounts to keep track of debits and credits of specific accounts  (like cash) to calculate the total balance  o Posting: the process of transferring the information from the journalized  transaction to the general ledger   A posting reference is used to help keep errors from happening and to trace the effects of a transaction through the accounting system   STEP 4: Prepare a Trial Balance o To aid in the preparation of financial statements, some companies will  prepare a trial balance before they prepare financial statements o Trial Balance: a list of all active accounts and each account’s debit or  credit balance  o The accounts are listed in order the appear on the ledger—assets first,  liabilities, stockholder’s equity, revenues, and expenses  o Trail balances help check for equality in debits and credits  If debits did not equal credits, the accountant would know that an  error had been made   A trial balance whose debits equals credits does not mean that all  transactions were recorded correctly   A trial balance will not detect errors of analysis or amounts   It will only prove the equality of debits and credits   Which of the following groups of accounts shows only those accounts that are  increased with a debit? Assets, expenses, dividends (since expenses and dividends make equity go down, debit makes them go up)   DEAD CRLS­ Debits are in Expenses, Assets, Dividends; Credits are in  Revenues, Liabilities, Stockholder’s Equity   Which of the following situations cause the trial balance to be out of balance?  Recoding a $400 purchase of supplies as a $400 Debit to Supplies and a $4000  Credit to Accounts Payable. 


Buy Material

Are you sure you want to buy this material for

0 Karma

Buy Material

BOOM! Enjoy Your Free Notes!

We've added these Notes to your profile, click here to view them now.


You're already Subscribed!

Looks like you've already subscribed to StudySoup, you won't need to purchase another subscription to get this material. To access this material simply click 'View Full Document'

Why people love StudySoup

Steve Martinelli UC Los Angeles

"There's no way I would have passed my Organic Chemistry class this semester without the notes and study guides I got from StudySoup."

Amaris Trozzo George Washington University

"I made $350 in just two days after posting my first study guide."

Steve Martinelli UC Los Angeles

"There's no way I would have passed my Organic Chemistry class this semester without the notes and study guides I got from StudySoup."


"Their 'Elite Notetakers' are making over $1,200/month in sales by creating high quality content that helps their classmates in a time of need."

Become an Elite Notetaker and start selling your notes online!

Refund Policy


All subscriptions to StudySoup are paid in full at the time of subscribing. To change your credit card information or to cancel your subscription, go to "Edit Settings". All credit card information will be available there. If you should decide to cancel your subscription, it will continue to be valid until the next payment period, as all payments for the current period were made in advance. For special circumstances, please email


StudySoup has more than 1 million course-specific study resources to help students study smarter. If you’re having trouble finding what you’re looking for, our customer support team can help you find what you need! Feel free to contact them here:

Recurring Subscriptions: If you have canceled your recurring subscription on the day of renewal and have not downloaded any documents, you may request a refund by submitting an email to

Satisfaction Guarantee: If you’re not satisfied with your subscription, you can contact us for further help. Contact must be made within 3 business days of your subscription purchase and your refund request will be subject for review.

Please Note: Refunds can never be provided more than 30 days after the initial purchase date regardless of your activity on the site.