New User Special Price Expires in

Let's log you in.

Sign in with Facebook


Don't have a StudySoup account? Create one here!


Create a StudySoup account

Be part of our community, it's free to join!

Sign up with Facebook


Create your account
By creating an account you agree to StudySoup's terms and conditions and privacy policy

Already have a StudySoup account? Login here

Management Notes for the Week of 2/22

by: Eric LaPree

Management Notes for the Week of 2/22 MGMT 300

Marketplace > University of North Dakota > Business, management > MGMT 300 > Management Notes for the Week of 2 22
Eric LaPree

Preview These Notes for FREE

Get a free preview of these Notes, just enter your email below.

Unlock Preview
Unlock Preview

Preview these materials now for free

Why put in your email? Get access to more of this material and other relevant free materials for your school

View Preview

About this Document

Notes from the week of 2/22. I talked with Dr. Butz on Friday (2/26) and he said he will be posting his study guide on Monday or Tuesday (2/29, or 3/1).
Principles of Management
Nikolaus Butz
Class Notes
25 ?




Popular in Principles of Management

Popular in Business, management

This 17 page Class Notes was uploaded by Eric LaPree on Sunday February 28, 2016. The Class Notes belongs to MGMT 300 at University of North Dakota taught by Nikolaus Butz in Spring 2016. Since its upload, it has received 12 views. For similar materials see Principles of Management in Business, management at University of North Dakota.

Popular in Business, management


Reviews for Management Notes for the Week of 2/22


Report this Material


What is Karma?


Karma is the currency of StudySoup.

You can buy or earn more Karma at anytime and redeem it for class notes, study guides, flashcards, and more!

Date Created: 02/28/16
Notes for 2/23 MGMT 300 Dr. Butz Key Terms: Operational Culture (corporate culture) ­ A system of shared beliefs and values that develops  within an organization and guides the behavior of its members. Symbol – An object, quality, or event that conveys meaning to others. Stories – Narrative based on true events which is repeated and sometimes added upon to  emphasize a particular detail. Heroes – Person whose accomplishments embody the values of the organization Rites and rituals – Activities and ceremonies planned and unplanned that celebrate the  important occasions and accomplishments in the organization. Organizational structure: A formal system of task reporting (who reports to who in the  business). Chain of command – Who reports to whom. Hierarchy – The number of levels and the shape of the management chain. Span of control – The number of people one manager is in charge of. Common purpose – Unifies employee or members and gives everyone an understainding of the  organizations reason for being.  Coordinated effort – Coordination of individual efforts into a single organizational­wide effort. Division of labor (Work specialization) – Arrangement of having discrete parts of a task done  by different people.  When to delegate: Hierarchy of authority – Control mechanism for making the right people do the right job at the  right time. Authority – The rights inherent in a managerial position to make decisions and give orders  while utilizing resources. If you have any questions, comments, concerns, or need anything clarified feel free to contact me at Horizontal Design – an organizational design in which teams or groups are used to improve  collaboration and work on shared tasks by breaking down internal boundaries. Cross­functional team – workgroups in which managers from different functional divisions are  brought together to solve a particular problem Boundary­less organization – fluid adaptive organization whose members are linked by  technology and are united to complete a common task. Key Terms (from 2/25): Human Resource (HR) management – Consists of the activities managers perform to plan for,  attract, retain, and develop an effective work place. Strategic Human Resource Process – Striving to obtain optimal work performance that will  help the company’s mission and goals. Job Analysis – Determining basic elements of the job by observing and analyzing. Job description – Summarizes what the worker does and why they do it. Job specifications – Describes minimum qualifications someone must have for the job. Human resource inventory – report listing your organization’s employees by name, education,  training, languages and other important info. Collective bargaining – Negotiations between management and an organized body of  employees about disputes over compensation, benefits, working conditions, job security, etc. Affirmative action – Focuses on achieving equality of opportunity within an organization  including establishment of minority hiring goals. Sexual Harassment – Unwanted sexual attention that creates an adverse work environment. Recruitment – Process of locating and attracting qualified applicants for job openings in a  company. Operational Culture (corporate culture) ­ A system of shared beliefs and values that develops  within an organization and guides the behavior of its members. (Acting like the personality of the organization) If you have any questions, comments, concerns, or need anything clarified feel free to contact me at Involves attitude towards risk taking, rules and regulations, treatment of employees,  conflict and criticism, teamwork, and rewards The 4 types of organizational culture: I. Clan culture – Family­like employee focused culture that devotes energy to hiring and training employees and encourages collaboration at the cost of being less  stable than some other cultures.  II. Adhocracy – risk­taking, able to quickly respond to issues and tends to create  innovative products at the cost of being less stable as a company (Google uses  adhocracy). III. Market culture – Focuses on external environment and is driven by competition  and tends to gravitate towards demanding results at the cost of valuing profits  over employee satisfaction (Kia uses market culture). IV. Hierarchy culture ­  Focus on structure  and in formal control mechanisms at the  expense of being less flexible than other structures (UPS uses this model) Levels of culture: Artifacts (visible parts of the culture) – Tangible, behaviors, symbols, and stories Assumptions (underlying elements of the culture that you would have to work at the  company to really understand) – Fundamental, unconscious beliefs, taken for granted, and highly resistant to change. Values – Goals and aspirations of the company that show patterns of behavior, explicitly  stated values and norms that the company works to uphold. Symbol – An object, quality, or event that conveys meaning to others. Stories – Narrative based on true events which is repeated and sometimes added upon to  emphasize a particular detail. Heroes – Person whose accomplishments embody the values of the organization Rites and rituals – Activities and ceremonies planned and unplanned that celebrate the important  occasions and accomplishments in the organization. 4 functions of organizational culture If you have any questions, comments, concerns, or need anything clarified feel free to contact me at A. Give members an organizational identity to celebrate workers B. Facilitate collective commitment to make people feel like they are part of something  greater C. Promote social­system stability and to hire within when possible D. Help employees make sense of their surrounding and to clarify long­term goals 3 perspectives for enhancing economic performance: 1. Strength perspective – Assumes the strength of a corporate culture is related to a  firm’s long­term financial performance. A strong culture will see employees choose  to be part of the culture and adhere to the values willingly while a weaker culture will make employees feel like they are being forced into doing something that they don’t  want to do. 2. Fit perspective – Assumes that an organizational culture must align with the strategic  context the business is following. 3. Adaptive perspective – Assumes the most effective cultures help organizations  anticipate and adapt to new changes in the environment 11 mechanisms that help change a culture 1. Formal statements 2. Slogans and sayings 3. Stories, legends, and myths 4. Leader reaction to crisis 5. Role modeling and training 6. Physical design 7. Rewards, titles, promotions and bonuses 8. Organizational goals, and performance criteria 9. Measurable and controllable activities 10. Organizational structure 11. Organizational systems and procedures Organizational strutures: For­profit: companies made to make money Non­profit: companies not made to make money but to offer services of interest Mutual­benefit: formed to better the interests of those involved If you have any questions, comments, concerns, or need anything clarified feel free to contact me at Organizational structure: A formal system of task reporting (who reports to who in the business). Made to coordinate and motivate the team members to reach a common goal. Chain of command – Who reports to whom. Hierarchy – The number of levels and the shape of the management chain. Span of control – The number of people one manager is in charge of. (Organizational structure specifies the departments and design as well as arranging  people to be most effective) Organization charts – Box­and­line illustration to shot the formal lines of authority and official  positions or specializations (looks similar to a reversed family tree or like tournament brackets,  see page 239 in the textbook). On the X­axis of the chart the vertical hierarchy of authority and  on the Y­ axis is the horizontal specialization. Vertical hierarchy shows the chain of command and official communication channels as well as  the distribution of authority. Horizontal authority shows the level of division of labor as well as the resulting level of  specialization. Also shows the number of different jobs in the organization 7 major elements of an organization 1. Common purpose  2. Coordinated effort 3. Division of labor 4. Hierarchy of authority 5. Span of control 6. Authority 7. Centralized vs. decentralized Common purpose – Unifies employee or members and gives everyone an understainding  of the organizations reason for being.  Coordinated effort – Coordination of individual efforts into a single organizational­wide  effort. Division of labor (Work specialization) – Arrangement of having discrete parts of a task  done by different people.  If you have any questions, comments, concerns, or need anything clarified feel free to contact me at When to delegate: Routine tasks Technical matters Tasks that help subordinates grow When to not delegate: Confidential or personal matters are present Emergencies Tasks that have been delegated to you People hesitate to delegate because they may be perfectionists, feel others won’t do an  acceptable job, wish to keep certain jobs to themselves, fear others will do a better job, reluctant  to let employees down the chain of command take risks, or that the job just won’t get done. Hierarchy of authority – Control mechanism for making the right people do the right job  at the right time. Unity of command – an employee should report to only one manager Span of control – The number of people that report to a given manager Narrow span of control mean smaller numbers of workers per manager Wide span of control means larger groups of employees per manager Tall organizations have many levels of authority and narrow spans of  control Flat organizations have few levels of authority with large spans of control Authority – Refers to the rights inherent in a managerial position to make decisions and  give orders while utilizing resources. 3 dimensions to maintain authority I. Accountability – justifying results to managers above them. II. Responsibility – obligations managers need to perform regularly III. Delegation – process of assigning management­level authority and  responsibility to those lower in the hierarchy 2 position classifications used to describe the allocation of authority. Line position (line managers) – individuals who have the authority to  make decisions If you have any questions, comments, concerns, or need anything clarified feel free to contact me at Staff position (staff personnel) – individuals who provide advice  recommendations and research to line managers (For more on line vs staff position see page 243) Centralized vs. decentralized authority Centralized (King or dictator­like) – Authority is concentrated at the top of the  hierarchy, decisions are made by higher level managers Pros: less duplication of work, procedures are uniform, more control. Cons: Slower to adapt and recognize changes in the environment Decentralized – authority is delegated throughout organization and middle and  supervisor­level managers make decisions Pros: Quick decision making, managers can solve their own problems. Cons: duplication of work occurs, less uniformity, and it’s harder to  control Organizational design – The process of designing the optimal structures of accountability and  responsibility that an organization uses to execute its strategies. 3 categories for organizational design Traditional design – favor vertical management hierarchy with clear departmental  boundaries and reporting arrangements Simple structure Functional Divisional Matrix Horizontal design Boundary spanning workgroups Boundary­less designs Hollow Modular Virtual If you have any questions, comments, concerns, or need anything clarified feel free to contact me at Simple structure – organizational design in which authority is centralized in a single  person, flat hierarchy is in place and there are few rules and little specialization Pros: avoids complexity Functional structure – design in which formal groups are formed based on specialties Pros: saves money because you can pool resources Divisional structure – Organizational design in which people with diverse occupational  specialties are put into groups together based on products, services, customers, geographical  region, or client. Matrix structure – organizational design that combines functional and divisional chains of command in a grid (see page 247) Horizontal Design – an organizational design in which teams or groups are used to improve  collaboration and work on shared tasks by breaking down internal boundaries. Cross­functional team – workgroups in which managers from different functional  divisions are brought together to solve a particular problem Boundary­less organization – fluid adaptive organization whose members are linked by  technology and are united to complete a common task. Structure is ever­changing, and relationships are informal Hollow structure – An organization that has a central core of key functions to vendors  who can do them cheaper and faster. These relationships with vendors are maintained  with strategic alliances and contractual agreements, while the core keeps prices low by  minimizing payroll and overhead. Modular – a firm that assembles products in chunks or modules, provided by outside  contractors, different from hollow structure because modular models only outsource parts of the process Pro: can tap into organizations with particular specialties Virtual organizations – an organization whose members are geographically apart usually  working with e­mail, collaborative computing, and other computer connections Virtual structure – a company outside a company that is created specifically to  respond to an exceptional market opportunity that is often temporary If you have any questions, comments, concerns, or need anything clarified feel free to contact me at Contingency approach – a company’s organizational approach should vary with the environment  and work on an individual situation Contingency design – the process of fitting the organization to its environment 4 factors to consider when implementing a contingency design: 1. Mechanistic vs. organic 2. Differentiation vs. integration 3. Stage in the organizational life cycle 4. Link between strategy and structure Mechanistic vs. organic organizations Mechanistic (bureaucratic structure) – an organizational design in which authority is  centralized, tasks and rules are clearly specified and employees are closely supervised. Organic organizations (loose structure or adhocracies) – an organizational design where  authority is decentralized and there are few rules and procedures, and where networks of  employees are encouraged to cooperate and respond quickly to tasks. Differentiation vs. integration  Differentiation – when forces push the organization apart. The tendency of the parts of an organization to disperse and fragment due to specialization. Integration – when forces pull the organization together, usually brought together by  formal chains of command and rules and procedures 4 stages of organizational life cycle 1. Birth: organization is created and takes on non­bureaucratic state 2. Youth: organization enters period of growth and expansion while remaining in a pre­ bureaucratic state 3. Midlife: period of growth evolves into stability and the organization becomes  bureaucratic 4. Maturity: organization becomes very bureaucratic, large and mechanistic Cost minimizers – Uses mechanical structure to achieve stability and efficiency. Innovators – Uses an organic structure to provide flexibility and the free flow of info. If you have any questions, comments, concerns, or need anything clarified feel free to contact me at Imitators – Use some elements of mechanistic structure to maintain costs and some elements of  organic structure to mimic the industry leader’s innovative direction Notes for 2/25/16 Human Resource (HR) management – Consists of the activities managers perform to plan for,  attract, retain, and develop an effective work place. Formally called the personal department People are a company’s most important resource You should always keep in mind how to make your employees more valuable Strategic Human Resource Process – Striving to obtain optimal work performance that will help  the company’s mission and goals. Three key topics in HR management 1. Human capital – The economic or productive potential of employee knowledge,  experience, and actions highly educated, knowledgeable workers are the most in  demand, the hardest to find, and the easiest to lose. 2. Knowledge worker – Someone whose occupation is principally concerned with  generating interpreting information as opposed to manual labor. (Most common type  of worker in the 21  century companies). 3. Social Capital – The economic or productive potential of strong, trusting, and  cooperative relationships. Strategic HR planning consists of making a systematic all­encompassing strategy for  understanding current employee needs and predicting future employee needs and most occur at  all levels of an organization. This includes planning for the next management position as well as  prepping employees for future changes in the company. If you have any questions, comments, concerns, or need anything clarified feel free to contact me at Understanding current employee needs Job Analysis – Determining basic elements of the job by observing and analyzing. Job description – Summarizes what the worker does and why they do it. Job specifications – Describes minimum qualifications someone must have for the job. Process benefits:  Avoids hiring someone who is overqualified which is more expensive Avoids hiring someone who is underqualified but is less expensive Use hiring database to search for candidates that match Future staffing needs need to consider changes in the organization’s strategy as well as changes  in jobs as they develop or open up. Possible assumptions: Assume organization won’t change much Be prepared to fill periodically open positions Assume the organization will change Be prepared to fill positions that support the future strategy Likely sources for future staffing needs Fill from inside the organization Which current employees will best fill future needs? Human resource inventory – report listing your organization’s employees by  name, education, training, languages and other important info. 4 areas of HR law 1. Labor relations 2. Compensation and benefits 3. Health and safety 4. Equal employment opportunities If you have any questions, comments, concerns, or need anything clarified feel free to contact me at Labor relations: National labor relations board – Made with the Wagner Act of 1935 (date is not  going to be on the exam)   Enforces procedures whereby employees may vote for a union and collective  bargaining Collective bargaining – Negotiations between management and an organized body of employees about disputes over compensation, benefits, working conditions, job  security, etc. Privacy Act – Gives employees right to examine letters of reference concerning them Immigration Reform and Control Act – Requires employers to verify the eligibility for  employment of all the new hires (including US citizens) Sarbanes­Oxley Act – Prohibits employers from demoting or firing employees who raise  accusations of fraud to a federal agency Taft­Hartley Act ­ Allows the president to prevent or end a strike that threatens national  security. Compensation and benefits Social security act of 1935 – Established US retirement system Fair Labor Standards Act of 1938 – Established minimum living standards or  workers engaged in interstate commerce, including provisions for a federal  minimum wage and maximum workweek, along with banning child labor Employee Retirement Income Security Act (ERISA) – Sets rules for managing  pension plans; provides federal insurance to cover bankrupt plans Family and Medical Leave Act – Requires employers to provide 12 weeks of unpaid  leave for medical and family reasons, including childbirth, adoption, or family  emergency. Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPPA) – Allows employees to switch health insurance plans when changing and receive new coverage regardless of preexisting health conditions, and prohibits group plans from dropping ill employees Fair Minimum Wage Act – Increased federal minimum wage to $7.25 per hour on  July 24 2007 If you have any questions, comments, concerns, or need anything clarified feel free to contact me at Health and safety: Occupational Safety and Health Act (OSHA) of 1970 – Requires organizations to  provide employees with nonhazardous working conditions Consolidate Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA) – Requires extension of  health insurance benefits after termination Patient Protection and Affordable Care Act – Employers with more than 50  employees must provide health insurance Equal Employment Opportunities Equal Employment Opportunity (EEO) Commission – Tasked with enforcing  antidiscrimination and employment­related laws Began with title VII of the civil rights act of 1964   Reduces discrimination in employment based on physical/mental abilities, age, race,  ethnicity, gender, or religion. Equal Pay Act – Requires men and women to be paid equally for performing equal work Civil Rights Act Title VII – Prohibits discrimination on basis of race, color, religion,  national origin, or sex. Age discrimination in Employment – Prohibits discrimination in employees over 400  years old; restricts mandatory retirement Americans with Disabilities Act (ADA) ­ Prohibits discrimination against essentially  qualified employees with physical or mental disabilities or chronic illness; requires  reasonable accommodation be provided so they can perform their duties Civil Rights Act ­ Amends and clarifies Title VII, ADA and other laws; permits suits  against employers for punitive damages in case of intentional discrimination Workplace discrimination – Occurs when people are hired or promoted, or denied hiring  promotion for reasons not relevant to the job. 2 types of workplace discrimination If you have any questions, comments, concerns, or need anything clarified feel free to contact me at 1. Adverse Impact – Organization uses an employment practice or procedure that results in unfavorable outcomes to a protected class over another group of  people 2. Disparate treatment­ When employees from protected groups are intentionally treated differently. Affirmative action – Focuses on achieving equality of opportunity within an organization  including establishment of minority hiring goals. Sexual Harassment – Unwanted sexual attention that creates an adverse work environment. 2 types of sexual harassment: 1. Quid Pro Quo (this for that) – The person who is being harassed is put in a  position of jeopardizing being hired or obtaining other benefits or  opportunities unless he or she implicitly or explicitly agree or express  agreement to sexual conduct 2. Hostile environment – The harassed person experiences an offensive or  intimidating work environment How managers can prevent harassment: A. Have an anti­harassment policy in place B. Make sure everyone understands the policies C. Be clear that harassment is not tolerated D. Establish a formal complaint procedure E. Investigate all complaints promptly and objectively F. Discipline offenders as soon as possible Recruitment – Process of locating and attracting qualified applicants for job openings in a  company. Internal recruitment – Promoting people or hiring people already in the organization. External recruitment – Bringing in someone not previously in the company to do a job. Pros for internal: Inspires employees Cheaper due to less training requirements If you have any questions, comments, concerns, or need anything clarified feel free to contact me at Candidates already know the company culture Cons for internal: No new ideas May not be the “best” candidate Creates an opening somewhere else Makes workers think that you can just stay around for a promotion instead of  earning one properly Pros for external: Fresh ideas Workers have specialized knowledge of the job Cons for external: Discourages employees from staying More expensive Risk the person doesn’t fit into the company culture Realistic Job preview­ Gives the candidate an idea of what the job is like without actually being  hired. The prospect employee shadows a current employee and gets an idea of what the company and the job is like. Selection process – Screening of job applicants to hire the best candidate. (You need to try to  predict how well the candidate will do the job as well as how long they will be staying with the  company) Screening tools: Background info – Application forms, resumes, and references. Interview – unstructured, structured (situational / behavioral­description) Employment tests – ability, personality, performance Background info  Most frequently distorted info on a resume is educational credentials If you have any questions, comments, concerns, or need anything clarified feel free to contact me at Employment history, age, past salaries, U.S. citizenship Resume screening issues – resume­filtering software causes applicants to game the  system by loading up their resume with key words from the job posting 2 problems with assessments from past employers 1. Past employers fear that if they say anything negative about the job candidate,  they might be sued by the former employee 2. Past employers may fear that if they say anything positive about the job  candidate, and the candidate doesn’t live up to the expectations, they might be sued by the hiring company for the false info. Interviews / unstructured Unstructured interview – conducted like an ordinary conversation involves asking  probing questions to find out what the applicant is like. No fixed set questions and no  systematic scoring procedure Pro: Best method for gauging applicant’s personality Con: Overly subjective, influenced by interviewer bias, susceptible to legal attack  because the questions may infringe on non­job related matters. Interviews / structured Structured interview – Asking each applicant the same questions and comparing  responses to a standardized set of answers Situational – focuses on hypothetical situations Behavioral­description – Explores what applicants have actually done in  the past. Pro: Provides an objective tool for assessing candidates, easy to comparable answers  across multiple candidates Con: More difficult to gauge applicants’ personality Employment tests Employment tests – Legally considered to consist of any procedure used in the  employment selection decision process If you have any questions, comments, concerns, or need anything clarified feel free to contact me at Ability tests – IQ, strength, hearing, etc. Performance tests (skill tests) – Typing speed, C++, etc. Personality tests – Adjustment, energy, sociability, independence, and need for  achievement Myer Briggs – One of the most commonly used personality tests Integrity tests – Assess attitudes and experiences related to person’s honesty,  dependability, trustworthiness, reliability, and prosocial behavior Direct integrity tests – Asks direct questions about past experiences related to  ethics and behavior Covert integrity tests – Asks indirect questions that try to get a sense of the  person’s underlying conscientiousness  Other tests include drug testing, genetic screening, and handwriting analysis How to stand out in a new job: Be aware of first impressions – people make an impression about where the relationship  is headed within 3 minutes. You can overcome bad first impressions by creating chance  for the other person to meet you again Come in early and stay late – Not to work yourself to the bone but to observe how others  operate to figure out the company culture. Get to know people and listen to what they have to say ­  networking inside the company  is just as important as networking before you had the job helps you learn the ropes Make it easy or others to give you feedback – ask your boss and co­workers to give you  feedback, and schedule a “How am I doing” meeting Overdeliver – Doing more than is asked of you whenever possible. If you have any questions, comments, concerns, or need anything clarified feel free to contact me at


Buy Material

Are you sure you want to buy this material for

25 Karma

Buy Material

BOOM! Enjoy Your Free Notes!

We've added these Notes to your profile, click here to view them now.


You're already Subscribed!

Looks like you've already subscribed to StudySoup, you won't need to purchase another subscription to get this material. To access this material simply click 'View Full Document'

Why people love StudySoup

Jim McGreen Ohio University

"Knowing I can count on the Elite Notetaker in my class allows me to focus on what the professor is saying instead of just scribbling notes the whole time and falling behind."

Janice Dongeun University of Washington

"I used the money I made selling my notes & study guides to pay for spring break in Olympia, Washington...which was Sweet!"

Steve Martinelli UC Los Angeles

"There's no way I would have passed my Organic Chemistry class this semester without the notes and study guides I got from StudySoup."

Parker Thompson 500 Startups

"It's a great way for students to improve their educational experience and it seemed like a product that everybody wants, so all the people participating are winning."

Become an Elite Notetaker and start selling your notes online!

Refund Policy


All subscriptions to StudySoup are paid in full at the time of subscribing. To change your credit card information or to cancel your subscription, go to "Edit Settings". All credit card information will be available there. If you should decide to cancel your subscription, it will continue to be valid until the next payment period, as all payments for the current period were made in advance. For special circumstances, please email


StudySoup has more than 1 million course-specific study resources to help students study smarter. If you’re having trouble finding what you’re looking for, our customer support team can help you find what you need! Feel free to contact them here:

Recurring Subscriptions: If you have canceled your recurring subscription on the day of renewal and have not downloaded any documents, you may request a refund by submitting an email to

Satisfaction Guarantee: If you’re not satisfied with your subscription, you can contact us for further help. Contact must be made within 3 business days of your subscription purchase and your refund request will be subject for review.

Please Note: Refunds can never be provided more than 30 days after the initial purchase date regardless of your activity on the site.